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从忙而无效到高效有序:识别并摒弃这 7 个低效的日常习惯

在追求效率和生产力的过程中,定期进行现实检验非常关键。 问问自己:是我在管理时间,还是工作在主宰我? 我是否为了工作目标牺牲了个人生活和健康? 我采用的生产力方法和工具真正有帮助吗,还是只是出于习惯而使用它们?

经过十多年在生产力应用领域的深耕,以及对数百位智慧而精明的用户的采访,我们认识到,只有那些平衡而可持续的生产力方法才能在长远中带来真正的好处。 这意味着,唯有当生产力以一种健康可持续的方式融入您的生活,而你无需为此牺牲自己的幸福感或个人时间,您才能实现真正的高效。 

个人而言,我曾陷入了典型的千禧一代疲劳陷阱。 我在一家很酷的公司得到了理想的工作,但随之而来的是无尽的责任和模糊的成功标准。 因此,我开始不停地加班, 任务之间焦虑地跳转,未曾给自己留下休息的时间。 最终,我遭遇了经典的结果:疲惫不堪和冷漠,职业和个人生活都开始崩溃。 如果这听起来似乎触动了您的心弦,我强烈推荐你阅读 Ann Helen Petersen 的著名文章《千禧一代如何成为了疲惫一代》或她的书《简直不能》。 

尽管忙碌而不是高效的陷阱确实存在,但防止自己落入此类情形的方法实际上非常简单。 我们列出了一些应避免的常见习惯,这有助于您保持专注。


将智能手机放在桌子上

没错,我们都习惯于工作时查看智能手机(每天大约 144 次!)。 这已成为 21 世纪最大的时间浪费陷阱。 克服这一习惯,将您的智能手机放在工作桌以外的地方,可以帮助您为真正重要的事情节省宝贵的注意力和时间。 

从小处着手:把您的智能手机放在另一个房间 2 小时, 注意自己多久会下意识去摸手机。 您会发现,这样做能让您更容易集中精力完成任务。

对每一条消息和邮件做出反应

一旦智能手机不在手边,我们就需要找点儿事情做。 因此,接下来我们会每隔 15 分钟就检查一次新的 Slack 消息和邮件, 这同样会干扰到我们的专注时间,使我们的大脑一天到晚在不同任务和环境中跳转。 据统计,2021 年,美国用户平均每天花费约 149 分钟检查工作邮件! 设置固定的时间,每天 2-3 次检查邮件,并为工作消息分配专用时间,会更加高效。 

从小处着手:在您的日历和 Slack 中安排专注工作的时间段,让同事知道您何时不可打扰。 使用 Spark 主屏幕来管理您的邮件,减少检查邮件的次数。 

[过度]多任务处理 

我们必须承认,我们大部分人的工作都需要同时处理多个任务。 如今,能够一次只做一件事,不受干扰且不匆忙,已成为一种奢侈。 而不是仅仅浏览文章,不妨真正阅读它。 在选择最适合您的工作流程的工具前,先尝试使用几种不同的工具。 无论您的工作多么繁忙,减少同时处理多任务到最低限度, 都将帮助您更高效地使用时间。 

从小处着手:尝试使用番茄工作法专注单一任务。 这意味着使用厨房计时器设置大约 20-30 分钟的工作时间,中间穿插短暂休息。 

未对一天进行规划

有一次,我刚得到晋升,面对需要完成的众多大项目感到不知所措时,一位同事给了我至今仍在实践的宝贵建议。 他说:“从为您的一天规划任务开始。 回顾您的关键绩效指标、目标、笔记和任务,决定今天要优先处理什么。 然后明天重复,依此类推。” 

诀窍在于,每天花一点时间退一步,看看大局,确保自己正朝着正确的方向前进。 

从小处着手:检查您的总体目标,为明天制定一个现实的计划。 

跳过午餐

或者边工作边草草吃午餐, 或者用咖啡因和糖来填饱肚子。

正如购买一把人体工程学椅、使用最佳生产力应用程序和设定目标一样,享用一顿适当的午餐同样重要。 您的工作效率不应该以牺牲健康和福祉为代价。 这从长远来看反而会适得其反(想想胃炎吧!)。 最近的 Sharebite 研究发现,有 51% 的员工表示,午休有助于他们更好地集中注意力,提高工作效率。

从小处着手:计划本周某天到附近咖啡馆去享用一顿特别的午餐。 

加班工作

偶尔因为项目截止日期临近或找到工作状态而加班是可以接受的。 然而,如果您经常加班并在压力下工作,这直接导致疲劳和增加心脏病的风险。 意识到您需要在工作中加班的频率,以及这样做对您的个人生活造成的干扰是非常重要的。 

从小处着手:在工作中设立明确界限,明确工作时间的开始和结束。 比如,在您的工作日历中设置 “下班时间” 提醒。 

未系统使用应用程序

我们非常支持使用生产力应用程序 —— 毕竟,这是我们谋生的方式。 但我们也知道,如果没有明确的目标和系统,仅仅使用这些工具是没有帮助的。 首先,您需要开发一套方法和工作流程,然后找到适合实施它的工具。 “关键是先建立一个健康的基础,然后再叠加工具。” ToolFinder 的创始人 Francesco D’Alessio 在我们的一次可持续生产力对话中提到。 

从小处着手:您每天使用什么应用程序? 列出清单,考虑哪些可以应用替换,或者哪些可以添加以简化工作流程。 


您尝试过 Readdle 的所有应用了吗? 他们以可持续生产力为核心原则构建,并受到全球数百万用户的信赖:

希望这些建议能激励您审视并改进自己的日常习惯,培养更加健康和持久的生活方式。 非常欢迎您分享自己的提升生产力的小技巧 —— 加入我们在 Facebook X 的社群,分享您的心得体会吧!

Yevheniia Dychko Yevheniia Dychko

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