De nos jours, tout le monde préfère avoir et stocker des copies numériques, qu'il s'agisse de documents cruciaux ou insignifiantes. Des documents importants comme les titres de propriété, contrats, testaments, papiers d'affaires et autres documents de grande valeur, aux factures et reçus quotidiens, CV, newsletters, etc., presque tout tend à être un document PDF aujourd'hui. Grâce aux nombreux avantages du format de fichier PDF, un nombre croissant d'entreprises — grandes et petites — ont adapté leurs processus et flux de travail pour utiliser les PDF. Ainsi, il est devenu de plus en plus crucial d'assurer la sécurité de ces fichiers PDF.
Protéger les documents PDF contre l'accès non autorisé, la modification ou la distribution est primordial, que vous soyez un professionnel, un étudiant ou tout autre individu, mais surtout si vous êtes une entreprise. Pour les entreprises, les enjeux sont encore plus élevés, car des données propriétaires, informations clients, rapports financiers et autres documents juridiques sont souvent échangés entre plusieurs parties, et une violation de quelque nature que ce soit pourrait avoir des conséquences considérables.
Dans cet article, nous explorerons cinq méthodes efficaces pour ajouter ou améliorer la sécurité des PDF, chacune offrant des avantages uniques.
1. Choisissez un logiciel PDF fiable
Imaginez équiper votre porte d'entrée de multiples serrures tout en négligeant le reste de votre maison. C'est exactement ce qui se passe quand on utilise des outils PDF gratuits trouvés au hasard sur internet. Le web regorge de sites proposant des services PDF gratuits. Dans la plupart des cas, il n'y a aucune information sur qui gère ces sites et comment vos données sont utilisées. Bien que vous puissiez profiter de leurs outils gratuits, vous risquez de compromettre les données sensibles ou confidentielles de vos fichiers PDF. Sans oublier que ces sites sont presque toujours remplis de publicités et ont une interface utilisateur peu pratique.
En revanche, vous pouvez toujours compter sur PDF Expert — une belle application PDF, riche en fonctionnalités et primée pour Mac, iPhone et iPad, utilisée par plus de 30 millions de personnes dans le monde, y compris des équipes d'entreprises comme Toyota, Mercedes-Benz et Sony Pictures. Cette application a été créée par Readdle, connue pour sa suite d'autres applications de productivité primées, telles que Documents, Spark, Calendriers, Scanner Pro et Fluix.
2. Ajoutez une protection par mot de passe
L'une des façons les plus fondamentales de sécuriser un fichier PDF est de mettre en place une protection par mot de passe sur le fichier. En ajoutant un mot de passe fort et unique, vous pouvez restreindre l'accès à votre document, vous assurant que seules les personnes autorisées peuvent l'ouvrir et en consulter le contenu. Cette méthode est particulièrement utile pour les documents sensibles, tels que les rapports financiers, contrats juridiques ou informations personnelles, car elle offre un contrôle sur qui peut accéder au fichier.
Apprenez comment protéger un document PDF et sécurisez son contenu en créant un PDF crypté. Pensez à créer des mots de passe solides : évitez les informations devinables et privilégiez les combinaisons longues et complexes pour protéger le fichier contre les robots automatisés qui forcent les accès.
3. Cachez les données sensibles
Parfois, vous devez partager un PDF tout en protégeant certaines informations confidentielles comme des numéros financiers ou comptables, des données de sécurité sociale ou des détails privés. Tout comme vous pouvez rayer ou gribouiller quelque chose sur un morceau de papier, les PDF vous permettent de cacher des informations sensibles pour les protéger des regards indiscrets. Une bonne application de gestion de PDF comme PDF Expert offre une multitude d'outils essentiels qui vous permettent de cacher des informations dans les fichiers PDF.
Non seulement vous pouvez noircir le texte sélectionné dans un fichier PDF, ajoutant essentiellement un rectangle noir sur les informations sensibles, mais vous pouvez également effacer complètement le texte ou d'autres informations d'un fichier PDF en utilisant PDF Expert.
De plus, PDF Expert facilite cette tâche manuelle en vous permettant d'effacer plusieurs ou toutes les occurrences d'un mot ou d'une phrase dans l'ensemble du fichier PDF. Par exemple, vous pouvez avoir un rapport d'audit d'une entreprise spécifique que vous souhaitez partager comme référence sans divulguer le nom de cette entreprise. Vous pouvez utiliser l'outil « Chercher & biffer » dans PDF Expert pour masquer automatiquement l'information sensible du PDF. Téléchargez PDF Expert et commencez dès aujourd'hui à créer des documents PDF sécurisés !
4. Enregistrez les PDF comme aplatis
Toute modification ou tout changement apporté à un fichier PDF, comme l'ajout d'annotations, de tampons ou de signatures, est enregistré sous forme de couches distinctes. Ainsi, en cas de besoin de modifications supplémentaires, elles peuvent être effectuées sans affecter le contenu original du fichier PDF. Cette capacité signifie également que ces ajouts peuvent facilement être supprimés par toute personne avec qui vous partagez le fichier. Pour éviter cela, vous devez exporter et enregistrer le fichier comme aplati.
Enregistrer un fichier comme aplati exporte tous les éléments actifs dans une seule couche, de sorte qu'ils ne sont plus disponibles pour des modifications indésirables ou malveillantes. Ainsi, toutes les annotations ou autres éléments ajoutés au fichier deviennent intégrés et restent intacts lors du partage.
5. Partagez les PDF via des canaux de confiance
Pour maintenir la sécurité des documents PDF, il est crucial de les partager uniquement via des canaux de confiance. Cela signifie utiliser des protocoles de transfert de fichiers sécurisés, des services de messagerie cryptés ou des plateformes de stockage cloud réputées avec des contrôles d'accès robustes. Vous devez éviter de distribuer ou de partager des PDF sensibles via des réseaux Wi-Fi publics ou non sécurisés et être prudent quant au partage public de liens vers ces documents sur les réseaux sociaux ou les forums.
Comme règle générale, supposez toujours qu'un lien accessible au public vers un fichier PDF peut et sera accessible par une personne pour qui il n'était pas destiné. Apprenez donc à envoyer des documents PDF sécurisés. Cryptez toujours le fichier en ajoutant une protection par mot de passe et en rédigeant toute information confidentielle. En limitant le partage à certains canaux vérifiés et sécurisés, vous réduisez considérablement le risque d'accès non autorisé ou malveillant à vos fichiers PDF.
En intégrant ces cinq mesures de sécurité, vous pouvez améliorer considérablement la protection de vos fichiers PDF, en sauvegardant vos informations sensibles et en vous donnant un meilleur contrôle sur leur distribution et leur utilisation.
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