仕事効率を高めるには、まず現状を把握することが欠かせません。 「時間通りに仕事を進められているのか、それとも仕事に振り回されているのか？」 「仕事上の目標達成のために、プライベートや健康を犠牲にしていないか？」 「使っている生産性向上のためのツールや方法は本当に役立っているのか、それとも習慣で使い続けているだけではないか？」
私たちは10年以上、生産性向上アプリを提供してきました。何百人もの賢明で優秀なユーザーをインタビューしてきた中で、長期的に成果を出すためにはバランスのとれた持続可能な生産性向上アプローチ が重要であることを確信しました。つまり、無理なく健康的に生活の中に生産性を組み込んでいくことが大切なのです。決して、幸福感やプライベートを犠牲にしてまで生産性を追い求めてはいけません。
私自身も、よくあるミレニアル世代の燃え尽き症候群を経験しました。 憧れの会社で夢の仕事を手に入れたものの、際限のない責任と曖昧な成功基準に翻弄されました。 一生懸命働き、さらに働き、もっと働きました。 仕事、プロジェクト、タスク間を忙しく行き来し、休む暇もありませんでした。 その結果、燃え尽き症と無気力感に襲われ、仕事もプライベートもボロボロになってしまいました。 もしあなたにも心当たりがあるなら、Ann Helen Petersen氏の有名な記事「How Millennials Became The Burnout Generation」または著書「Can’t Even」を読んでみることを強くおすすめします。
「忙しいこと」＝「生産性が高い」ではないという落とし穴は誰にでもあるものですが、それを防ぐ方法は意外とシンプルです。 以下では、集中力を維持するために避けるべき習慣をいくつかご紹介します。
デスクの上にスマホを置く
誰もがやってしまいがちですよね。仕事中にスマホをチェックする回数、なんと1日平均144回にも上ります！ 21世紀の疫病とも言えるこの習慣は、最大の時間泥棒です。 この習慣を克服し、スマホを仕事机ではなく別の場所に置くだけで、貴重な集中力と時間を節約できます。
まずは2時間は別の部屋にスマホを置いておくことから始めてみましょう。 どれくらいの頻度でスマホに手が伸びてしまうか、 そしてタスクに集中しやすくなるかを体感してみてください。
すべてのメッセージやメールにすぐ反応する
スマホを片付けたら、今度は何か別のことで忙しくしようとしてしまいます。 そこで次にしがちなのが、15分ごとにSlackやメールをチェックすることです。 これもまた集中力を妨げ、1日に何度もタスクや状況を切り替えることになります。 2021年のリサーチによると、アメリカのユーザーは仕事用メールのチェックに1日平均約149分も費やしているそうです。 メールは1日2～3回、メッセージは専用の時間を設けて確認するようにしましょう。
まずは集中作業時間をカレンダーやSlackに設定し、同僚がいつ自分が忙しいのかわかるようにしましょう。 また、Sparkのホーム画面を使ってメール管理を効率化し、チェックにかかる時間を短縮しましょう。
過度なマルチタスク
正直に言いましょう。 昨今の仕事にはマルチタスクがつきものです。今どきは、邪魔されず急がずに、一つのことに集中できることがぜいたくになっています。 記事を流し読みするのではなく、じっくりと読みましょう。 複数のツールを試してみて、自分のワークフローに本当に合ったものを見つけましょう。 仕事内容や忙しさにかかわらず、マルチタスクは最小限に抑えるように心がけましょう。 そうすることで、時間をより効率的に使うことができます。
まずはポモドーロテクニックを使って、一つのセッション中に一つのタスクに集中してみましょう。 ポモドーロテクニックとは、キッチンタイマーを使って、20～30分程度の作業時間と短い休憩時間を交互に繰り返す時間管理テクニックです。
一日の計画を立てない
昇進したばかりの頃、膨大な量のプロジェクトに圧倒されていた私ですが、その時に先輩からもらったアドバイスは今でも役に立っています。 「まずは一日のタスクを計画することから始めなさい。 KPI、目標、ノート、タスクを見直し、今日何を優先するかを決めるのです。 そして、翌日も、その翌日も続けるように」。
肝心なのは、毎日少しの時間を取って立ち止まり、全体像を把握し、正しい方向に進んでいることを確認することです。
まずは大まかな目標を確認>し、明日のための現実的な計画を立てることから始めてみましょう。
ランチをスキップする
ランチを抜いたり、デスクで寂しくランチを食べたり、 代わりにカフェインと砂糖で自分をいっぱいにしたりしないでください。
適切な食事をとることは、人間工学に基づいた椅子を購入したり、最高の生産性アプリを導入したり、目標を設定するのと同じくらい重要です。 仕事のパフォーマンスは、あなたの健康と幸福を犠牲にして上げるものではありません。 長期的には逆効果です (胃炎さん、こんにちは！)。 最近のSharebite調査によると、従業員の51%が、ランチ休憩は仕事への集中力と生産性を向上させるのに役立つと答えています。
まずは、ちょっとしたご褒美ランチとして、近くのカフェまで散歩しみてはいかがでしょうか。
過度な残業
締め切りが迫っている大きなプロジェクトに取り組んでいたり、仕事に完全に没頭できるフロー状態に入ったときなど、たまに残業するのは問題ありません。 しかし、残業が常態化したり、プレッシャーの中で仕事をしていると、バーンアウトまっしぐらで、心疾患のリスクも高まります。 残業する頻度と、それがプライベートライフをどれだけ妨害しているかに意識を向けましょう。
まずは、職場で明確な境界線を設定し、勤務時間の前後を明確にすることです。 例えば、仕事のカレンダーに「不在時間」ブロックを設定してみましょう。
沢山のアプリを使用する
私たちは生産性向上アプリの大ファンです (何しろ、それが私たちの仕事ですから)。 しかし、明確な目標やシステムなしにそれらを使っても効果はないこともわかっています。 まず、アプローチとワークフローを構築してから、それを実行するための適切なツールを見つける必要があります。 「まずは健全な基盤を築き、その上にツールを重ねることがポイントです」 と、持続可能な生産性に関するトークのひとつで、ToolFinderの創設者であるFrancesco D’Alessio氏は述べています。
まずは、毎日使っているアプリはどれか？のリストを作って、 置き換えられるものや、より効率的なワークフローのために追加できるものを考えてみてください。
すでにReaddleのすべてのアプリを試しましたか？ これらのアプリは、持続可能な生産性を核とした原則で構築されており、世界中の何百万人ものユーザーに信頼されています。
- PDF Expert - PDFの閲覧と編集を限りなく簡単にします
- Spark - より効率的なメールワークフローを実現します
- Documents - すべてのファイルを管理します
- Calendars - 労力をかけずに毎日の予定をスケジュールします
- Scanner Pro - 高品質の書類スキャンを作成します
このリストが、あなたの毎日の習慣を見直し、より持続可能で健康的な習慣を築くのに役立てば幸いです。 ぜひ、あなたの生産性に関するヒントを教えてください。FacebookとXのコミュニティに参加して、あなたの考えを共有してみませんか？
Yevheniia Dychko 
