У пошуках підвищення продуктивності та ефективності дуже важливо час від часу запитувати себе: Чи я керую своїм часом, чи робота керує мною? Чи жертвую я своїм особистим життям і здоров’ям заради робочих цілей? Чи допомагає мені мій підхід та інструменти на шляху до продуктивності, чи я використовую їх за звичкою?
За десять років існування на ринку програм для підвищення продуктивності та опитавши сотні наших кмітливих користувачів, ми усвідомили, що лише збалансований, сталий підхід до продуктивності може принести користь у довгостроковій перспективі. Це означає, що справжня продуктивність досягається лише тоді, коли вона гармонійно інтегрована у ваше життя, не вимагаючи жертв у вигляді вашого добробуту чи особистого життя.
Особисто я опинилася в класичній пастці емоційного вигорання, характерній для міленіалів. Я знайшла роботу своєї мрії у престижній компанії, однак зіткнулася з нескінченним переліком обов’язків та невизначеними критеріями успіху. Тож я багато працювала, потім ще більше, а потім ще більше. Я тривожно стрибала між завданнями, проєктами та ініціативами, не виділяючи часу на перепочинок. Звідси — класичний результат: вигорання та апатія, що призвело до руйнування мого професійного та особистого життя. Якщо ви впізнали себе, рекомендую ознайомитись із відомим есе Енн Гелен Петерсен про емоційне вигорання міленіалів чи з її книгою, що розкриває цю ж тему.
Хоча ми всі часто попадаємо в пастку перманентної зайнятості, є прості способи цьому запобігти. Нижче ми описали кілька поширених звичок, яких варто уникати, щоб не втрачати концентрацію уваги.
Залишати смартфон поруч із комп’ютером
Так, ми всі це робимо: перевіряємо смартфон під час роботи (приблизно 144 рази на день!). Це залежність 21-го століття і найбільша пастка, яка призводить до марнування часу. Відмова від цієї звички та відкладення телефону якомога далі — не лише на інший кінець столу — допоможе вам зберегти концентрацію та час для справді важливих речей.
Почніть з малого: залиште смартфон в іншій кімнаті на 2 години. Зверніть увагу, як часто ваша рука буде автоматично тягнутися до нього. Також зверніть увагу, наскільки легше вам буде зосередитися на своїх завданнях.
Реагувати на кожне повідомлення та електронний лист
Коли смартфона нема під рукою, потрібно чимось себе зайняти. Тож, замість того, аби перевіряти телефон, ми перевіряємо нові повідомлення в Slack та електронні листи кожні 15 хвилин. Що, знову ж таки, порушує концентрацію уваги й змушує наш мозок перемикатися між завданнями та ситуаціями занадто багато разів на день. У 2021 році американські користувачі витрачали приблизно 149 хвилин щодня на перевірку робочої пошти! Набагато ефективніше виділити час на перевірку пошти та робочих повідомлень 2–3 рази на день.
Почніть з малого: виділіть час у календарі та Slack для зосередженої роботи, щоб колеги бачили, коли ви зайняті. Використовуйте початковий екран Spark, щоб організувати свою електронну пошту і витрачати менше часу на перевірку листів.
Зловживати багатозадачністю
Давайте будемо чесними — майже кожна робота вимагає багатозадачності. Справжня розкіш у наш час — це можливість виконувати одне завдання за раз, ні на що не відволікаючись і нікуди не поспішаючи. Прочитайте статтю, а не просто перегляньте її. Протестуйте кілька інструментів, перш ніж вибрати той, який дійсно принесе користь вашому робочому процесу. Найкраще, що ви можете зробити для себе, незалежно від зайнятості та характеру вашої роботи — звести багатозадачність до мінімуму. У такий спосіб, ви зможете більш ефективно використовувати свій час.
Почніть з малого: використовуйте метод Pomodoro, щоб зосередитися на одному завданні впродовж однієї сесії. Метод Pomodoro полягає в тому, що за допомогою кухонного таймера ви встановлюєте робочі інтервали тривалістю приблизно 20–30 хвилин із короткими перервами між ними.
Не планувати свій день
Одного разу, коли я тільки-но отримала підвищення і була приголомшена кількістю та масштабом проєктів, які мені потрібно було виконати, мій колега дав мені цінну пораду, якою я користуюся й досі. Він сказав: «Почни із планування завдань на день. Переглянь свої ключові показники ефективності, цілі, нотатки та завдання і виріши, що буде пріоритетним для тебе сьогодні. Потім зроби те саме завтра і так далі».
Хитрість полягає в тому, щоб щодня виділяти трохи часу, щоб зупинитися, подивитися на загальну картину всіх завдань на день і переконатися, що ви рухаєтеся в правильному напрямку.
Почніть з малого: перевірте свої загальні цілі та створіть реалістичний план на завтра.
Пропустити обід
Або з’їсти щось наспіх біля комп’ютера. Або замінити обід кавою та солодощами.
Правильно харчуватися так само важливо, як купити ергономічний стілець, використовувати найкращі програми для підвищення продуктивності та ставити цілі. Ваша робоча продуктивність не повинна досягатися ціною вашого здоров’я та добробуту. Це контрпродуктивно в довгостроковій перспективі (привіт, гастрит!). Нещодавнє дослідження Sharebite встановило, що 51 % працівників вважають, що обідня перерва допомагає їм краще зосередитися на роботі та бути більш продуктивними.
Почніть з малого: заплануйте на цей тиждень невелику прогулянку до найближчого кафе, щоб поласувати смачним обідом.
Працювати понаднормово
Працювати понаднормово час від часу — це нормально, особливо, якщо ви наближаєтеся до терміну здачі великого проєкту або нарешті відчули приплив сил та енергію, щоб по-справжньому зануритись у роботу. Однак, якщо ви регулярно працюєте понаднормово й перебуваєте під тиском — це прямий шлях до вигорання і підвищеного ризику серцевих захворювань. Проаналізуйте, як часто вам доводиться затримуватися на роботі й наскільки понаднормова робота порушує ваше особисте життя.
Почніть з малого: встановіть чіткі часові рамки на роботі й визначте, коли закінчується і починається ваш робочий день. Наприклад, встановіть у своєму робочому календарі блокування годин «поза офісом».
Використовувати програми без системного підходу
Ми обожнюємо програми для підвищення продуктивності — зрештою, саме так ми заробляємо собі на життя. Ми також знаємо, що використання їх без чіткої мети та системи не принесе жодної користі. Спочатку потрібно розробити підхід і робочий процес, а лише потім — знайти правильний інструмент для його реалізації. «Ключ до успіху — побудувати здоровий фундамент, а вже потім додавати до нього інструменти». Франческо Д’Алессіо, засновник ToolFinder, сказав під час нашої розмови про сталу продуктивність.
Почніть з малого: якими програмами ви користуєтеся щодня? Складіть список і подумайте, які з них можна замінити, а які додати, щоб оптимізувати робочий процес.
Ви вже спробували всі програми Readdle? Вони створені з урахуванням принципу сталої продуктивності, і їм довіряють мільйони користувачів у всьому світі:
- PDF Expert — для легкого читання та редагування PDF-файлів
- Spark — для ефективнішої роботи з електронною поштою
- Documents — для керування всіма вашими файлами
- Calendars — для зручного складання розкладу та планування подій
- Scanner Pro — для створення високоякісних сканів
Сподіваємось, цей список допоможе вам переосмислити свої щоденні звички та сформувати нові, сталі та корисні для здоров’я. Ми будемо раді почути ваші поради щодо підвищення продуктивності — приєднуйтесь до нашої спільноти у Facebook та X й поділіться своїми думками!
Yevheniia Dychko 
