Dans la recherche de la productivité et de l'efficacité, il est essentiel de se confronter à la réalité. Est-ce que je gère mon temps ou est-ce que c'est le travail qui me gère ? Est-ce que je sacrifie ma vie personnelle et ma santé à mes objectifs professionnels ? Mon approche et mes outils de productivité m'aident-ils, ou est-ce que je les utilise par habitude ?
Après avoir travaillé dans le domaine des applications de productivité pendant plus de dix ans et interrogé des centaines d'utilisateurs avisés, nous avons réalisé que seule une approche équilibrée et durable de la productivité peut être bénéfique à long terme. Cela signifie que vous ne pouvez être réellement productif que si la productivité est intégrée dans votre vie de manière durable et saine, et que vous ne devez pas sacrifier votre bien-être ou votre vie personnelle pour cela.
En ce qui me concerne, j'ai fait l'expérience du piège classique de l'épuisement professionnel du millénaire. I got a dream job in a cool company but also an infinite list of responsibilities and a very vague definition of success. J'ai donc travaillé dur, puis encore plus dur, puis encore un peu plus. Je sautais anxieusement d'une tâche à l'autre, d'un projet à l'autre et d'une initiative à l'autre, sans m'accorder la moindre pause. J'ai donc obtenu un résultat classique : l'épuisement professionnel et l'apathie, avec une vie professionnelle et personnelle qui s'est effondrée. Si cela vous semble familier, je vous recommande vivement de lire l'article fameux d'Ann Helen Petersen intitulé "How Millennials Became The Burnout Generation" (Comment les milléniaux sont devenus la génération de l'épuisement professionnel) ou son livre "Can't Even" (Je ne peux pas m'arrêter).
Bien que le piège d'être occupé plutôt que productif soit réel, il existe des moyens très simples d'éviter que cela ne vous arrive. Nous vous présentons ici quelques habitudes à éviter, qui vous aideront à rester concentré.
Garder un smartphone sur son bureau
Oui, nous le faisons tous, nous consultons notre smartphone tout en travaillant (environ 144 fois par jour !). C'est un fléau du 21e siècle et le plus grand piège à perdre du temps jamais créé. En surmontant cette habitude et en mettant votre smartphone de côté - pas sur votre bureau - vous pourrez consacrer votre attention et votre temps précieux à ce qui compte.
Commencez modestement : laissez votre smartphone dans une autre pièce pendant 2 heures. Observez combien de fois votre main se portera automatiquement sur l'objet. Vous remarquerez également qu'il vous sera plus facile de vous concentrer sur vos tâches.
Réagir à chaque message et e-mail
Avec un smartphone hors de portée, il faut s'occuper. Donc, la prochaine chose que nous faisons est de vérifier les nouveaux messages Slack et les e-mails toutes les 15 minutes. Ce qui, une fois de plus, perturbe le temps de concentration et oblige notre cerveau à passer d'une tâche à l'autre et d'un contexte à l'autre tant de fois par jour. En 2021, les utilisateurs américains ont passé environ 149 minutes par jour à consulter leurs e-mails professionnels ! Il est beaucoup plus efficace d'allouer un temps de vérification des e-mails 2 à 3 fois par jour et un temps dédié aux messages professionnels.
Commencez modestement : bloquez du temps dans votre calendrier et dans Slack pour le travail de concentration, de sorte que vos collègues puissent voir quand vous êtes occupé. Utilisez Spark Home Screen pour organiser votre routine d'e-mails et passer moins de temps à consulter vos e-mails.
[Trop de] Multitâche
Soyons honnêtes : la plupart de nos emplois exigent d'être multitâches. Le vrai luxe aujourd'hui est de pouvoir faire une chose à la fois, sans distraction ni précipitation. Lisez un article plutôt que de le survoler. Testez plusieurs outils avant de choisir celui qui sera le plus utile à votre flux de travail. Ce que vous pouvez faire pour vous-même, quelles que soient l'activité et la nature de votre travail, c'est réduire le multitâche au strict minimum. De cette manière, vous ferez un usage plus efficace de votre temps.
Commencez modestement : utilisez la méthode Pomodoro pour vous concentrer sur une seule tâche au cours d'une session. La méthode Pomodoro consiste à utiliser un minuteur de cuisine pour définir des intervalles de travail d'environ 20 à 30 minutes, entrecoupés de courtes pauses.
Ne pas planifier la journée
Un jour, alors que je venais d'obtenir une promotion et que j'étais submergé par le nombre et l'ampleur des projets que je devais mener à bien, un collègue m'a donné un précieux conseil que j'utilise encore aujourd'hui. Il a précisé : "Commencez par planifier les tâches de votre journée. Passez en revue vos indicateurs de performance clés, vos objectifs, vos notes et vos tâches, et décidez de ce que vous allez prioriser aujourd'hui. Faites de même le lendemain, et ainsi de suite."
L'astuce consiste à consacrer un peu de temps chaque jour pour prendre du recul, avoir une vue d'ensemble et s'assurer que l'on avance dans la bonne direction.
Commencez modestement : vérifiez vos objectifs généraux et élaborez un plan réaliste pour le lendemain.
Sauter le déjeuner
Ou un déjeuner triste au bureau. Ou se gaver de caféine et de sucre à la place.
Prendre un bon repas est aussi important que d'acheter une chaise ergonomique, de se procurer les meilleures applications de productivité et de se fixer des objectifs. Votre productivité au travail ne doit pas se faire au détriment de votre santé et de votre bien-être. C'est contre-productif à long terme (bonjour la gastro !). Une récente étude Sharebite a révélé que 51 % des employés affirment que les pauses déjeuner les aident à se concentrer sur leur travail et à être plus productifs.
Commencez modestement : prévoyez une petite promenade jusqu'au café le plus proche pour vous faire plaisir cette semaine.
Faire des heures supplémentaires
Il n'y a pas de mal à faire des heures supplémentaires de temps en temps, surtout si vous êtes proche de la date limite d'un projet important ou si vous avez enfin atteint l'état de fluidité qui vous permet de vous consacrer pleinement à votre travail. En revanche, si vous faites régulièrement des heures supplémentaires et que vous travaillez sous pression, vous vous exposez directement à l'épuisement professionnel et à un risque accru de maladie cardiaque. Soyez conscient de la fréquence à laquelle vous devez rester tard au travail et de la façon dont cela perturbe votre vie personnelle.
Commencez modestement : fixez des limites claires au travail et définissez quand votre temps de travail se termine et commence. Par exemple, mettez en place un bloqueur d'heures "hors du bureau" dans votre calendrier de travail.
Utilisation d'applications sans système en place
Nous sommes de fervents défenseurs des applications de productivité - après tout, c'est ainsi que nous gagnons notre vie. We also know that using them without a clear goal and system won’t help. Il faut d'abord élaborer une approche et un flux de travail, puis trouver un outil approprié pour les mettre en œuvre. "L'essentiel est de construire une base saine et d'ajouter un outil par-dessus." Francesco D'Alessio, fondateur de ToolFinder, a déclaré lors de l'un de nos Conférences sur la productivité durable.
Commencez modestement : Quelles sont les applications que vous utilisez quotidiennement ? Dressez une liste et réfléchissez à ce qui peut être remplacé ou à ce que vous pourriez ajouter pour rationaliser le flux de travail.
Avez-vous essayé toutes les applications de Readdle ? Ils sont construits sur la base d'une productivité durable et bénéficient de la confiance de millions d'utilisateurs dans le monde entier :
- PDF Expert - pour lire et modifier facilement les PDF
- Spark - pour un processus d'e-mail plus efficace
- Documents - pour gérer tous les fichiers
- Calendars - pour une programmation et une planification sans effort
- Scanner Pro - pour réaliser des numérisations de haute qualité
Nous espérons que cette liste vous aidera à réévaluer vos habitudes quotidiennes et à en adopter de nouvelles, plus durables et plus saines. Nous serions ravis de connaître vos conseils en matière de productivité - pourquoi ne pas rejoindre notre communauté sur Facebook et X et partager vos idées ?
Yevheniia Dychko 
