Bei den Themen Produktivität und Effizienz ist es wichtig, ab und zu einen Realitätsabgleich zu machen. Manage ich meine Zeit oder ist es eher umgekehrt? Opfere ich mein Privatleben und meine Gesundheit, um auf der Arbeit Ziele zu erreichen? Ist meine Herangehensweise an Produktivität überhaupt hilfreich oder nutze ich meine Tools nur, weil ich mich daran gewöhnt habe?
Nach mehr als einem Jahrzehnt auf dem Markt für Produktivitäts-Apps und hunderten von Interviews mit unseren Usern haben wir festgestellt: eine ausgewogene und nachhaltige Herangehensweise an Produktivität ist die einzige Möglichkeit, lange etwas davon zu haben. Das bedeutet, dass Sie nur dann wirklich produktiv sind, wenn das Thema auf eine gesunde, langfristige Art in Ihr Leben integriert ist und Sie Ihr Privatleben und Ihr Wohlbefinden nicht dafür opfern müssen.
Ich selbst bin auch schon in der Millennial-typischen Burnout-Falle gelandet. Ich habe mir einen Traumjob in einem coolen Unternehmen gesichert. Damit einher gingen jedoch unendlich viele Verantwortlichkeiten und eine unklare Definition davon, was erfolgreiches Arbeiten ist. Ich habe eine Menge gearbeitet und mein Pensum immer weiter gesteigert. Gestresst habe ich zwischen Aufgaben gewechselt, an verschiedenen Projekten mitgewirkt und mir keine Pausen gegönnt. Das Ergebnis war eigentlich vorhersehbar: Burnout und Teilnahmslosigkeit, worunter ich beruflich und privat zu leiden hatte. Wenn Ihnen das bekannt vorkommt, habe ich eine kleine Lektüreempfehlung für Sie: der berühmte Artikel "How Millennials Became The Burnout Generation" von Ann Helen Petersen oder ihr Buch "Can't Even".
Beschäftigt sein und produktiv sein sind nicht dasselbe. Glücklicherweise gibt es einfache Möglichkeiten, um den Unterschied klarzumachen und nicht darunter zu leiden. Wir haben hier einige häufige Gewohnheiten zusammengestellt, die es zu vermeiden gilt, um fokussiert zu arbeiten.
Das Smartphone auf dem Schreibtisch
Ja, wir alle machen genau das: Im Schnitt checkt man sein Telefon 144 Mal am Tag! Dieses Problem ist typisch für das 21. Jahrhundert und verschwendet eine Menge Zeit. Entsprechend lohnt es sich, diese Gewohnheit abzulegen, das Handy wegzulegen und den Fokus auf das zu legen, was wirklich wichtig ist.
Fangen Sie klein an: Lassen Sie Ihr Smartphone für 2 Stunden in einem anderen Raum. Achten Sie dann darauf, wie oft Ihre Hand automatisch danach zu greifen versucht. Achten Sie außerdem darauf, wie viel mehr Sie sich auf Ihre eigentlichen Aufgaben konzentrieren können.
Auf jede Nachricht und E-Mail reagieren
Ohne Telefon entfällt irgendwann der Reflex, sich mit etwas anderem zu beschäftigen. Das nächste Problem ist, dass wir im Schnitt alle 15 Minuten nach neuen Slack-Nachrichten und E-Mails schauen. Das unterbricht unseren Fokus natürlich auch und sorgt dafür, dass unser Gehirn häufig zwischen Kontexten wechseln muss. 2021 haben amerikanische User durchschnittlich 149 Minuten pro Tag damit verbracht, Arbeits-E-Mails zu checken. Effizenter wäre es, 2-3 Mal am Tag zu festgelegten Zeiten die E-Mails zu öffnen.
Fangen Sie klein an: Blocken Sie Zeit in Ihrem Kalender und in Slack, um konzentriert zu arbeiten, damit alle sehen können, wann Sie beschäftigt sind. Nutzen Sie beispielsweise den Home-Bildschirm von Spark, um Ihre Abläufe rund um E-Mails zu organisieren und sich nicht zum reflexartigen Checken verleiten zu lassen.
[Zu viel] Multitasking
Seien wir ehrlich – die meisten unserer Jobs erfordern Multitasking. Wahrer Luxus ist es, eine Sache nach der anderen erledigen zu können, ohne Ablenkungen und ohne Hektik. Einen Artikel lesen, statt ihn nur zu überfliegen. Verschiedene Tools zu testen, bevor Sie sich für eines davon zu entscheiden, das Ihnen wirklich hilft. Was Sie für sich tun können: Multitasking reduzieren, und zwar unabhängig davon, wie Ihre Arbeit genau aussieht und wie viel dort los ist. So können Sie Ihre Zeit effizienter nutzen.
Fangen Sie klein an: Nutzen Sie die Pomodoro-Methode, um sich auf genau eine Aufgabe zu konzentrieren. Für die Pomodoro-Methode können Sie beispielsweise eine Küchenuhr verwenden, um Arbeitsintervalle von 20-30 Minuten festzulegen, zwischen denen Sie kurze Pausen haben.
Kein Plan für den Tag
Vor einiger Zeit wurde ich befördert und war überfordert damit, wie viele (und wie große) Projekte ich zu absolvieren hatte. Eine Kollegin hat mir damals einen wertvollen Hinweis gegeben, den ich auch heute noch befolge: Sie sagte, ich soll immer damit beginnen, die Aufgaben für meinen Tag zu planen. Mit Blick auf die KPIs, Ziele, Notizen und Aufgaben: Entscheide, was heute wichtig ist. Dann mach es morgen wieder genauso. Und übermorgen. Und immer weiter."
Der Trick ist, jeden Tag ein kleines bisschen Zeit dafür einzuplanen, sich das Gesamtbild bewusst zu machen und sicherzugehen, dass man sich in die richtige Richtung bewegt.
Fangen Sie klein an: Prüfen Sie Ihre übergeordneten Ziele und erstellen Sie einen realistischen Plan für morgen.
Kein Mittagessen
Oder ein so genannter Sad Desk Lunch. Oder einfach nur Koffein und Zucker.
Eine richtige Mahlzeit ist ebenso wichtig wie ein ergonomischer Stuhl, die besten Produktivitäts-Apps und gut gesetzte Ziele. Ihre Produktivität sollte nicht auf Kosten Ihrer Gesundheit und Ihres Wohlbefindens gehen. Auf lange Sicht ist das nämlich unproduktiv und verschafft Ihnen höchstens eine Gastritis. Eine aktuelle Sharebite-Studie ergab, dass 51 % der Mitarbeiter angeben, dass Mittagspausen ihnen helfen, sich auf die Arbeit zu konzentrieren und produktiver zu sein.
Fangen Sie klein an: Planen Sie einen kleinen Spaziergang zum nächsten Café ein, um sich diese Woche ein Mittagessen zu gönnen.
Überstunden
Überstunden kommen vor und das ist in Ordnung. Besonders kurz vor Deadlines in großen Projekten oder dann, wenn sich der begehrte Flow einstellt. Wenn es jedoch zur Gewohnheit wird, Überstunden zu machen und mit Hochdruck zu arbeiten, steigt die Gefahr eines Burnouts und das Risiko für Herzerkrankungen. Und auch wenn es sich so anfühlt: Niemand ist eine Ausnahme. Machen Sie sich bewusst, wie oft Sie zu lang arbeiten und wie sich das auf Ihr Privatleben auswirkt.
Fangen Sie klein an: Setzen Sie bei der Arbeit klare Grenzen und definieren Sie, wann Ihre Arbeitszeit endet und beginnt. Stellen Sie beispielsweise in Ihrem Arbeitskalender einen Blocker für Zeiten ein, zu denen Sie nicht erreichbar sind.
Viele Apps mit wenig System
Wir sind große Befürworter von Produktivitäts-Apps – schließlich verdienen wir damit unseren Lebensunterhalt. Wir wissen allerdings auch, dass es nichts bringt, sie ohne ein klares Ziel und System zu verwenden. Es braucht eine Herangehensweise und klare Workflows, bevor Sie das richtige Tool dafür finden können. "Der Schlüssel ist ein gesundes Fundament, auf dem die eingesetzten Tools basieren." Francesco D’Alessio, Gründer von ToolFinder, hat genau das in einem unserer Sustainable Productivity Talks gesagt.
Fangen Sie klein an: Welche Apps nutzen Sie täglich? Machen Sie eine Liste davon und überlegen Sie, was vielleicht ersetzt werden kann oder was Sie noch benötigen, um Ihre Workflows zu optimieren.
Haben Sie schon alle Apps von Readdle ausprobiert? Langfristige Produktivität ist eines der Grundprinzipien hinter allen von ihnen. Und Millionen von Menschen auf der ganzen Welt arbeiten damit:
- PDF Expert – zum einfachen Lesen und Bearbeiten von PDFs
- Spark – für effizientere E-Mail-Workflows
- Documents – für die Verwaltung von Dateien
- Calendars – für mühelose Terminplanung
- Scanner Pro – für qualitativ hochwertige Scans
Hoffentlich kann Ihnen diese Liste dabei helfen, Ihre täglichen Gewohnheiten zu reevaluieren und neue Gewohnheiten zu entwickeln, die langfristiger orientiert, nachhaltiger und gesünder sind. Wir würden uns sehr über Ihre Produktivitätstipps freuen! Werden Sie Teil unserer Community auf Facebook und X und teilen Sie uns Ihre Gedanken mit!
Yevheniia Dychko 
