Ao buscar produtividade e eficiência, é fundamental avaliar a realidade. Eu gerencio meu tempo ou o trabalho é que me gerencia? Devo sacrificar minha vida pessoal e minha saúde em prol de minhas metas profissionais? Minha abordagem e minhas ferramentas de produtividade estão ajudando ou estou apenas usando-as por hábito?
Como estamos no setor de aplicativos de produtividade há mais de uma década e já entrevistamos centenas de usuários inteligentes e experientes, percebemos que somente uma abordagem de produtividade equilibrada e sustentável pode trazer benefícios a longo prazo. Isso significa que você só poderá ser genuinamente produtivo, quando a produtividade for incorporada à sua vida de forma sustentável e saudável, sem que seja necessário sacrificar seu bem-estar ou sua vida pessoal para isso.
Quanto a mim, experimentei uma armadilha clássica de esgotamento da geração do milênio. Consegui o emprego dos sonhos em uma empresa bacana, mas também uma lista infinita de responsabilidades e uma definição muito vaga de sucesso. Então, trabalhei muito, depois trabalhei mais e depois um pouco mais. Eu pulava ansiosamente entre tarefas, projetos e iniciativas, sem me dar nenhuma pausa. Assim, obtive um resultado clássico: esgotamento e apatia, com minha vida profissional e pessoal desmoronando. Se isso lhe soa familiar, recomendo enfaticamente a leitura do famoso artigo de Ann Helen Petersen "Como os Millennials se tornaram a geração do burnout" ou seu livro "Não Aguento Mais".
Embora a armadilha de estar ocupado em vez de ser produtivo seja real, há maneiras bastante simples de evitar que isso aconteça com você. Aqui, descrevemos alguns hábitos comuns a serem evitados e que o ajudarão a manter o foco.
Manter um smartphone em sua mesa
Sim, todos nós fazemos isso, verificando o smartphone enquanto trabalhamos (cerca de 144 vezes por dia!). É uma praga do século XXI e a maior armadilha de perda de tempo já criada. Superar esse hábito e deixar o smartphone de lado - e não em sua mesa de trabalho - o ajudará a economizar tempo e atenção preciosos para o que importa.
Comece aos poucos: deixe seu smartphone em outro cômodo por 2 horas. Observe com que frequência sua mão o alcançará automaticamente. Além disso, observe como será muito mais fácil concentrar-se em suas tarefas.
Reagir a todas as mensagens e e-mails
Com o smartphone fora do caminho, sentiremos a necessidade de nos mantermos ocupados. Então, a próxima coisa que faremos é verificar se há novas mensagens do Slack e e-mails a cada 15 minutos. Isso, mais uma vez, prejudica o período de concentração e faz com que nosso cérebro fique alternando entre tarefas e contextos várias vezes durante o dia. Em 2021, os usuários dos EUA passaram aproximadamente 149 minutos diários verificando seus e-mails de trabalho! É muito mais eficiente alocar um horário para checar o e-mail de 2 a 3 vezes por dia e dedicar um horário às mensagens de trabalho.
Comece aos poucos: bloqueie o tempo em seu calendário e no Slack para o trabalho focado, de modo que os colegas saibam quando você está ocupado. Use a Tela inicial do Spark para organizar sua rotina de e-mail e passar menos tempo verificando mensagens.
Multitarefa (em excesso)
Sejamos honestos: a maioria de nossos trabalhos exige multitarefa. O verdadeiro luxo hoje em dia é poder fazer uma coisa de cada vez, sem distrações e sem pressa. Leia um artigo em vez de apenas passar os olhos por ele. Teste várias ferramentas antes de escolher aquela que realmente irá favorecer seu fluxo de trabalho. O que você pode fazer por si mesmo, independentemente de sua ocupação e da natureza de seu trabalho, é reduzir a multitarefa ao mínimo absoluto. Dessa forma, você garantirá um uso mais eficiente do seu tempo.
Comece aos poucos: use o método Pomodoro para concentrar-se em uma tarefa por sessão. O método Pomodoro consiste em usar um cronômetro de cozinha para definir intervalos de trabalho, de cerca de 20 a 30 minutos, com pequenos intervalos entre eles.
Não planejar o dia
Certa vez, quando tinha acabado de receber uma promoção e me encontrava sobrecarregado com a quantidade e extensão dos projetos que precisava realizar, um colega meu me deu um conselho precioso que uso até hoje. Ele disse: "Comece planejando as tarefas do seu dia. Analise seus KPIs (Indicadores-Chave de Desempenho), metas, anotações e tarefas e decida o que você priorizará hoje. Depois, faça o mesmo no dia seguinte, e assim por diante."
O truque aqui é reservar um pouco de tempo diariamente a fim de dar um passo à frente, observar o panorama geral e garantir que você esteja indo na direção certa.
Comece aos poucos: verifique suas metas gerais e crie um plano realista para o dia seguinte.
Pular o almoço
Ou almoçar em uma triste mesa de trabalho. Ou, ao invés disso, se empanturrar de cafeína e açúcar.
Fazer uma refeição adequada é tão importante quanto comprar uma cadeira ergonômica, obter os melhores aplicativos de produtividade e definir metas. Sua produtividade no trabalho não deve custar o preço de sua saúde e bem-estar. Isso é contraproducente a longo prazo (olá, gastrite!). Um estudo recente da Sharebite revelou que 51% dos funcionários dizem que os intervalos para o almoço os ajudam a concentrar-se no trabalho e a serem mais produtivos.
Comece aos poucos: planeje uma pequena caminhada até a cafeteria mais próxima e presentei-se com um almoço nesta semana.
Fazer horas extras
Não há problema em fazer horas extras ocasionalmente, especialmente se você estiver perto do prazo final de um grande projeto ou se, finalmente, tiver alcançado a fluidez necessária para realmente se dedicar ao trabalho. Entretanto, se você faz horas extras regularmente e trabalha sob pressão, esse é um caminho certo para o esgotamento e para um risco maior de doença cardíaca. Esteja consciente de quantas vezes você precisa ficar até tarde no trabalho e o quanto isso prejudica sua vida pessoal.
Comece aos poucos: estabeleça limites claros no trabalho e defina quando seu tempo de trabalho começa e termina. Por exemplo, defina um bloqueador de horas "fora do escritório" em seu calendário de trabalho.
Usar aplicativos sem um sistema implementado
Somos grandes defensores dos aplicativos de produtividade - afinal, é assim que ganhamos a vida. Também sabemos que usá-los sem um objetivo e um sistema claros não ajudará em nada. Primeiro, você precisa desenvolver uma abordagem e um fluxo de trabalho e, depois, encontrar uma ferramenta adequada para implementá-los. "O segredo é construir uma base saudável e colocar uma ferramenta por cima." Francesco D'Alessio, fundador da ToolFinder, declarou em uma de nossas Palestras sobre Produtividade Sustentável.
Comece aos poucos: Quais aplicativos você usa diariamente? Faça uma lista e pense no que pode ser substituído ou no que você pode acrescentar para simplificar seu fluxo de trabalho.
Você já experimentou todos os aplicativos da Readdle? Eles são desenvolvidos de acordo com o princípio fundamental da produtividade sustentável e contam com a confiança de milhões de usuários em todo o mundo:
- PDF Expert - para ler e editar PDFs facilmente
- Spark - para um fluxo de trabalho com e-mail mais eficiente
- Documents - para gerenciar todos os seus arquivos
- Calendars - para simplificar seus agendamentos e planejamentos
- Scanner Pro - para realizar digitalizações de alta qualidade
Esperamos que esta lista possa ajudá-lo a reavaliar seus hábitos diários e a criar novos hábitos que sejam mais sustentáveis e saudáveis. Gostaríamos muito de ouvir suas sugestões de produtividade - por que não participar de nossa comunidade no Facebook e X e compartilhar suas ideias?
Yevheniia Dychko 
