Per avere produttività e l'efficienza, è fondamentale non perdere mai di vista la realtà. Riesco a padroneggiare il mio tempo o è il lavoro a gestire me? Sacrifico la mia vita personale e la mia salute per i miei obiettivi lavorativi? Il mio approccio e i miei strumenti per la produttività sono utili o li uso per abitudine?
Lavorando nel settore delle app per la produttività da oltre un decennio e intervistando centinaia di nostri utenti esperti, ci siamo resi conto che solo un approccio alla produttività equilibrato e sostenibile può portare vantaggi a lungo termine. Ciò significa che puoi avere veramente produttività solo se essa è integrata nella tua vita in modo sostenibile e salutare, e se non devi sacrificare il tuo benessere o la tua vita personale per questo.
Per quanto mi riguarda, ho sperimentato la classica trappola del burnout. Ho trovato un lavoro da sogno in un'ottima azienda, ma anche una lista infinita di responsabilità e una definizione molto vaga di successo. Quindi ho lavorato duro, poi ho lavorato di più, poi un po' di più. Ho lavorato con ansia su compiti, progetti e iniziative, senza concedermi alcuna pausa. Alla fine ho ottenuto un risultato classico: esaurimento e apatia, con la mia vita professionale e personale che crollava a pezzi. Se ti suona familiare, ti consiglio vivamente di leggere il famoso articolo di Ann Helen Petersen «How Millennials Became The Burnout Generation» o il suo libro «Can't Even».
Sebbene la trappola di essere occupati piuttosto che produttivi sia reale, ci sono modi piuttosto semplici per evitare che ciò accada a te. Qui abbiamo delineato alcune abitudini comuni da evitare, che ti aiuteranno ad avere più concentrazione.
Tenere uno smartphone sulla scrivania
Sì, lo facciamo tutti; controllare lo smartphone mentre lavoriamo (circa 144 volte al giorno!). È un'epidemia del XXI secolo e la più grande trappola per perdere tempo mai creata. Superare questa abitudine e non tenere lo smartphone sulla scrivania, ti aiuterà a risparmiare attenzione e tempo per ciò che conta.
Inizia da poco: Lascia lo smartphone in un'altra stanza per 2 ore. Nota quanto spesso la tua mano lo cercherà inconsciamente. E nota quanto sarà più facile concentrarsi sulle tue attività.
Reagire a ogni messaggio e email
Senza smartphone a portata di mano, è necessario tenersi occupati. Un'altra cosa che facciamo è controllare la presenza di nuovi messaggi di Slack ed email ogni 15 minuti. Questo interrompe la concentrazione e fa saltare il nostro cervello tra attività e contesti diversi tante volte al giorno. Nel 2021, gli utenti statunitensi hanno trascorso circa 149 minuti ogni giorno controllando le loro email di lavoro! È molto più efficiente controllare le email 2-3 volte al giorno ad orari specifici.
Inizia da poco: blocca delle ore sul tuo calendario e su Slack per concentrarti sul lavoro, in modo che i colleghi possano vederlo e non interromperti. Usa la Schermata Home di Spark per organizzare la tua routine di posta elettronica e dedicare meno tempo a controllare le email.
[Troppo] Multitasking
Siamo onesti: la maggior parte dei nostri lavori richiede il multitasking. Il vero lusso al giorno d'oggi è poter fare una cosa alla volta, senza distrazioni e senza fretta. Leggi un articolo anziché limitarti a sfogliarlo. Prova diversi strumenti prima di scegliere quello che realmente avvantaggia il tuo flusso di lavoro. Ciò che puoi fare per te stesso, indipendentemente dalla frenesia e dalla natura del tuo lavoro, è ridurre il multitasking al minimo assoluto. In questo modo, ti assicurerai un uso più efficiente del tuo tempo.
Inizia da poco: usa il metodo Pomodoro per concentrarti meglio. Il metodo Pomodoro prevede l'utilizzo di un timer da cucina per impostare intervalli di lavoro di circa 20-30 minuti con brevi pause tra di loro.
Non pianificare la giornata
Tempo fa, quando avevo appena ottenuto una promozione ed ero sopraffatto dal numero e dalla portata dei progetti che dovevo realizzare, un mio collega mi diede preziosi consigli che uso ancora oggi. Mi ha detto: «Inizia con la pianificazione delle attività per la giornata. Rivedi i tuoi KPI, gli obiettivi, le note e le attività. Poi decidi a cosa dare priorità oggi. Fai lo stesso domani e così via».
Il trucco è dedicare un po' di tempo ogni giorno per fare un passo indietro, vedere il quadro generale e assicurarsi di muoversi nella giusta direzione.
Inizia da poco: controlla i tuoi obiettivi generali e crea un piano realistico per domani.
Saltare il pranzo
O pranzare tristemente alla scrivania. Oppure riempirti di caffeina e zucchero.
Mangiare bene è importante tanto quanto acquistare una sedia ergonomica, procurarsi le migliori app per la produttività e fissare degli obiettivi. La tua produttività lavorativa non dovrebbe essere a discapito della tua salute e del tuo benessere. È controproducente a lungo termine (ciao gastrite!). Un recente studio di Sharebite ha rilevato che il 51% dei dipendenti afferma che le pause pranzo li aiutano a concentrarsi sul lavoro e ad essere più produttivi.
Inizia da poco: questa settimana pianifica una piccola passeggiata fino al bar più vicino, per un pranzo da leccarsi i baffi.
Fare gli straordinari
Va bene fare straordinari di tanto in tanto, soprattutto all'avvicinarsi di una scadenza di un grande progetto o quando sei al massimo della produttività. Ma se fai regolarmente gli straordinari e lavori sotto pressione, arriverai al burnout e avrai un rischio maggiore di malattie cardiache. Non sottovalutare la frequenza con cui rimani fino a tardi al lavoro e quanto questo influenzi la tua vita personale.
Inizia da poco: stabilisci limiti chiari e definisci quando finisce e inizia l'orario di lavoro. Ad esempio imposta delle ore «Out of office» nel tuo calendario di lavoro.
Utilizzo di app senza un vero approccio
Siamo dei grandi sostenitori delle app per la produttività: dopo tutto, è così che ci guadagniamo da vivere. Sappiamo anche che utilizzarle senza un obiettivo e un approccio chiari non aiuterà. Innanzitutto è necessario sviluppare un approccio e un flusso di lavoro, quindi trovare uno strumento adeguato per implementarlo. «La chiave è costruire una base sana ed aggiungere uno strumento» come ha dichiarato Francesco D'Alessio, il fondatore di ToolFinder, in uno dei nostri Sustainable Productivity Talks.
Inizia da poco: Quali app usi quotidianamente? Fai un elenco e pensa a cosa può essere sostituito o cosa potresti aggiungere per un flusso di lavoro più semplificato.
Hai provato tutte le app di Readdle? Il loro principio fondamentale è la produttività sostenibile e milioni di utenti in tutto il mondo si affidano ad esse:
- PDF Expert - per leggere e modificare facilmente i PDF
- Spark - per un flusso di lavoro email più efficiente
- Documents - per la gestione di tutti i file
- Calendars - per una programmazione e una pianificazione senza sforzo
- Scanner Pro - per effettuare scansioni di alta qualità
Speriamo che questo elenco possa aiutarti a rivalutare le tue abitudini quotidiane e a costruirne di nuove più sostenibili e salutari. Ci piacerebbe ricevere i tuoi consigli sulla produttività: perché non unirti alla nostra community su Facebook e X e condividere i tuoi pensieri?
Yevheniia Dychko 
