En la búsqueda de la productividad y la eficiencia, es crucial hacer comprobaciones de la realidad. ¿Gestiono yo mi tiempo, o el trabajo me gestiona a mí? ¿Sacrifico mi vida personal y mi salud por mis objetivos laborales? ¿Me ayudan mi enfoque y mis herramientas de productividad, o los utilizo por costumbre?
Llevamos más de una década en el sector de las apps de productividad y hemos entrevistado a cientos de nuestros usuarios inteligentes y expertos, por lo que nos hemos dado cuenta de que únicamente un enfoque de productividad equilibrado y sostenible puede ser beneficioso a largo plazo. Esto significa que solo puedes ser auténticamente productivo si la productividad se incorpora a tu vida de forma sostenible y saludable, y no tienes que sacrificar tu bienestar o tu vida personal por ello.
En cuanto a mí, personalmente, experimenté la clásica trampa del millennial quemado. Conseguí un trabajo de ensueño en una empresa genial, pero también una lista infinita de responsabilidades y una definición muy vaga del éxito. Así que trabajé duro, luego más duro, luego un poco más. Saltaba ansiosamente entre tareas, proyectos e iniciativas, sin darme ningún respiro. De ahí que obtuviera un resultado clásico: agotamiento y apatía, con mi vida profesional y personal desmoronándose. Si esto te resulta familiar, te recomiendo encarecidamente que leas el famoso artículo de Ann Helen Petersen ‘How Millennials Became The Burnout Generation’ ("Cómo los millennials se convirtieron en la generación quemada") o su libro 'Can’t Even' ("Ni siquiera puedo").
Aunque la trampa de estar ocupado en lugar de ser productivo es real, hay formas bastante sencillas de evitar que esto te ocurra. Aquí hemos esbozado algunos hábitos comunes que debes evitar y que te ayudarán a mantenerte centrado.
Mantener un smartphone en tu escritorio
Sí, todos lo hacemos, consultar el smartphone mientras trabajamos (¡alrededor de 144 veces al día!). Es una plaga del siglo XXI y la mayor trampa para perder el tiempo jamás creada. Superar este hábito y dejar el smartphone a un lado - no en tu mesa de trabajo - te ayudará a ahorrar una atención y un tiempo preciosos para lo que importa.
Empieza poco a poco: deja tu smartphone en otra habitación durante 2 horas. Observa con qué frecuencia tu mano lo alcanzará automáticamente. Además, observa cuánto más fácil te resultará centrarte en tus tareas.
Reaccionar a cada mensaje y correo electrónico
Con un smartphone fuera del camino, uno necesita mantenerse ocupado. Así que lo siguiente que hacemos es comprobar si hay nuevos mensajes de Slack y correos electrónicos cada 15 minutos. Lo cual, de nuevo, interrumpe el tiempo de concentración y hace que nuestro cerebro salte entre tareas y contextos tantas veces al día. En 2021, ¡los usuarios estadounidenses dedicaron aproximadamente 149 minutos diarios a consultar sus correos electrónicos de trabajo! Es mucho más eficaz asignar un tiempo para revisar el correo 2-3 veces al día y un tiempo dedicado a los mensajes de trabajo.
Empieza poco a poco: reserva tiempo en tu calendario y en Slack para el trabajo de concentración, de modo que tus compañeros puedan ver cuándo estás ocupado. Utiliza la Pantalla de inicio de Spark para organizar tu rutina de correo electrónico y pasar menos tiempo comprobando los correos.
[Demasiada] Multitarea
Seamos sinceros - la mayoría de nuestros trabajos requieren multitarea. El verdadero lujo hoy en día es poder hacer una cosa a la vez, sin distracciones ni prisas. Lee un artículo en lugar de solo hojearlo. Prueba varias herramientas antes de elegir la que realmente beneficie a tu flujo de trabajo. Lo que puedes hacer por ti mismo, independientemente de la actividad y la naturaleza de tu trabajo, es reducir la multitarea al mínimo absoluto. De este modo, te asegurarás un uso más eficaz de tu tiempo.
Empieza poco a poco: utiliza el método Pomodoro para centrarte en una tarea durante una sesión. El método Pomodoro consiste en utilizar un temporizador de cocina para establecer intervalos de trabajo de unos 20-30 minutos con breves descansos entre ellos.
No planificar el día
Una vez, cuando acababa de conseguir un ascenso y estaba abrumado por el número y la envergadura de los proyectos que tenía que hacer, un colega mío me dio un consejo precioso que sigo utilizando hoy en día. Dice: "Empieza por planificar las tareas de tu día. Revisa tus KPI, objetivos, notas y tareas, y decide qué vas a priorizar hoy. Luego haz lo mismo mañana, y así sucesivamente".
El truco está en dedicar un poco de tiempo cada día para apartarte, ver el panorama general y asegurarte de que avanzas en la dirección correcta.
Empieza poco a poco: comprueba tus objetivos generales y crea un plan realista para mañana.
Saltarse la comida
O tenerla en un triste escritorio. O atiborrarte de cafeína y azúcar en su lugar.
Comer bien es tan importante como comprar una silla ergonómica, conseguir las mejores apps de productividad y fijarse objetivos. Tu productividad laboral no debe tener como precio tu salud y bienestar. Eso es contraproducente a largo plazo (¡hola, gastritis!). Un reciente estudio de Sharebite reveló que el 51% de los empleados afirman que las pausas para comer les ayudan a centrarse en el trabajo y a ser más productivos.
Empieza poco a poco: planea un pequeño paseo hasta la cafetería más cercana para darte un capricho esta semana.
Trabajar horas extras
No pasa nada por trabajar horas extras de vez en cuando, sobre todo si estás cerca de la fecha límite de un gran proyecto o si por fin has alcanzado ese estado de flujo en el que estás verdaderamente comprometido con el trabajo. Sin embargo, si haces horas extras con regularidad y trabajas bajo presión, es un camino directo hacia el agotamiento y un mayor riesgo de enfermedades cardíacas. Sé consciente de la frecuencia con que debes quedarte hasta tarde en el trabajo y de lo mucho que eso perturba tu vida personal.
Empieza poco a poco: establece límites claros en el trabajo y define cuándo acaba y empieza tu tiempo de trabajo. Por ejemplo, establece un bloqueador de horas ‘Fuera de la oficina‘ en tu calendario laboral.
Uso de apps sin sistema establecido
Somos grandes defensores de las apps de productividad - al fin y al cabo, así es como nos ganamos la vida. También sabemos que utilizarlos sin un objetivo y un sistema claros no servirá de nada. En primer lugar, tienes que desarrollar un enfoque y un flujo de trabajo, y después - encontrar una herramienta adecuada para ponerlo en práctica. "La clave es construir una base sana y poner encima una herramienta" Francesco D'Alessio, fundador de ToolFinder, dijo en una de nuestras Charlas sobre Productividad Sostenible.
Empieza poco a poco: ¿Qué apps utilizas a diario? Haz una lista y piensa qué puedes sustituir o qué podrías añadir para agilizar el flujo de trabajo.
¿Has probado todas las apps de Readdle? Se crean con la productividad sostenible como principio básico y cuentan con la confianza de millones de usuarios en todo el mundo:
- PDF Expert - para leer y editar PDF fácilmente
- Spark - para un flujo de trabajo de correo electrónico más eficaz
- Documents - para gestionar todos los archivos
- Calendars - para programar y planificar sin esfuerzo
- Scanner Pro - para hacer escaneos de alta calidad
Esperemos que esta lista pueda ayudarte a reevaluar tus hábitos cotidianos y a crear otros nuevos que sean más sostenibles y saludables. Nos encantaría escuchar tus consejos sobre productividad: ¿por qué no te unes a nuestra comunidad en Facebook y X y compartes tus opiniones?
Yevheniia Dychko 
