Das Formular W-4, auch bekannt als Quellensteuerbescheinigung für Arbeitnehmer ("Employee's Withholding Certificate"), zeigt dem Arbeitgeber, wie viel Steuern er vom Gehalt einbehalten muss. Bei bei anderen IRS-Formularen gilt: Für das korrekte Ausfüllen braucht es viel Aufmerksamkeit und etwas Hintergrundwissen. Hier erläutern wir Ihnen, wo Sie das Formular W-4 als PDF herunterladen können, wie es sich ausfüllen lässt und welche häufigen Fehler Sie vermeiden können.
Das IRS-Formular W-4 muss jedes Mal ausgefüllt werden, wenn sich der Betrag der von Ihrem Gehalt einbehaltenen Steuern ändert. Mit diesem Formular kann Ihr Arbeitgeber den korrekten Betrag der von Ihrem Lohn einzubehaltenden Bundessteuer berechnen. Wenn Sie beispielsweise neu eingestellt werden, sich Ihre familiäre Situation ändert oder Sie einen Kredit mit steuerlich absetzbaren Zinsen aufnehmen, ändert sich die Berechnung. Anhand der Angaben, die Sie in diesem Formular machen, berechnet Ihr Arbeitgeber den Betrag, den Sie letztendlich ausgezahlt bekommen.
Es ist sehr wahrscheinlich, dass Sie das Formular W-4 mehrfach einreichen müssen, wenn Sie den Arbeitsplatz wechseln oder Anpassungen an den Steuerabzügen vornehmen. Es ist also besser, es einmal vollständig auszufüllen und für die spätere Wiederverwendung aufzubewahren. Sie können dieses Formular auf jedem iPhone, iPad oder Mac bearbeiten, und zwar mit dem umfangreichen Produktivitätstool PDF Expert, der besten PDF-App zum Ausfüllen von Steuerformularen.
Wenn Sie von einem Kunden oder Klienten gebeten werden, das Formular W-4 auszufüllen, wird Ihnen wahrscheinlich eine Kopie des Formulars zur Verfügung gestellt. Falls nicht, können Sie das Formular jederzeit herunterladen. Es gibt zwar mehrere Websites, die eine Kopie des Formulars bereitstellen, wir empfehlen jedoch, das W-4-Formular direkt von der IRS-Website herunterzuladen. So verfügen Sie immer über eine korrekte und aktuelle Version des Formulars.
Folgen Sie diesen 6 einfachen Schritten, um das Formular W-4 (2026) auf dem Mac auszufüllen:
Ab Seite 2 des IRS-Formulars W-4 (2026) finden Sie weitere Informationen zum Ausfüllen des Formulars und detaillierte Anweisungen zu den einzelnen Feldern.
Das IRS-Formular W-4 für 2026 enthält aufgrund des One Big Beautiful Bill Act (OBBBA; Pub. L. 119-21) wesentliche strukturelle Änderungen. Das Formular 2026 wurde auf fünf Seiten erweitert und enthält neue ausführliche Anweisungen, ein Arbeitsblatt sowie Anpassungen beim Steuerabzug. Zu den Änderungen gehören:
Schritt 3: Geltendmachung von Freibeträgen für Angehörige und sonstige Steuergutschriften. Das Layout in Schritt 3 wurde aktualisiert. Der OBBBA erhöhte den Kindersteuerfreibetrag auf 2.200 USD pro anspruchsberechtigtem Kind (zuvor 2.000 USD).
Schritt 4: Weitere Anpassungen. Schritt 4 ist nicht mehr als „optional“ gekennzeichnet. In Schritt 4(b) wird darauf hingewiesen, dass der Steuerabzug auf dem Standardabzug basiert, wenn diese Zeile übersprungen wird.
Abzugs-Arbeitsblatt. Das Arbeitsblatt für Schritt 4(b) umfasst nun 15 Zeilen und befindet sich auf einer separaten Seite.
Neue Zeilen. Es wurden neue Zeilen hinzugefügt, damit Arbeitnehmer qualifizierte Trinkgelder und Überstundenvergütungen direkt im Formular angeben können: Zeile 1(a) für qualifiziertes Trinkgeld und Zeile 1(b) für eine Schätzung qualifizierter Überstundenvergütung.
Befreiungs-Kontrollkästchen. Ein neues Kontrollkästchen nach Schritt 4 ermöglicht es Arbeitnehmern, eine Befreiung vom Steuerabzug zu beantragen und vereinfacht damit den Prozess.
Weitere Informationen zu den Aktualisierungen des W-4-Formulars finden Sie auf der IRS-Website.
Wir alle machen Fehler. Fehler in Steuerformularen gehören zu den teuersten, die Sie machen können. Viele von uns mussten hierbei schmerzliche Erfahrungen machen: Selbst kleinere Tippfehler in den Namensfeldern führen beispielsweise zu Problemen. Deswegen haben wir eine Liste mit häufigen Fehlern zusammengestellt, die beim Ausfüllen des Formulars W-4 passieren können.
– Fehler im Namen oder in der Sozialversicherungsnummer führen wahrscheinlich dazu, dass Ihr Arbeitgeber das Formular ablehnt. Geben Sie alles korrekt ein.
- Die ordnungsgemäße Berechnung von Löhnen und Trinkgeldern ist äußerst wichtig, um Überraschungen zu vermeiden: Gegebenenfalls müssen Sie eine Nachzahlung leisten. Falls Sie zu viele Abzüge einreichen, wird von Ihrem Gehalt zunächst mehr abgezogen. Sie erhalten allerdings eine höhere Rückerstattung am Ende des Jahres. Dies entspricht einem zinsfreien Darlehen an das Finanzamt.
- Stellen Sie sicher, dass Sie den korrekten Familienstand ausgewählt haben, da dies Ihre Steuerlast ebenfalls beeinflusst.
Sammeln Sie alle Formulare an einem Ort, beispielsweise in PDF Expert auf Ihrem iPad oder iPhone. So können Sie jederzeit darauf zugreifen.
Stellen Sie erneut sicher, dass die Informationen auf Ihrem Formular W-4 korrekt sind. Wenn Sie sich bei einigen Einträgen unsicher sind, nehmen Sie am besten eine Beratung in Anspruch.
PDF Expert ist der beste PDF-Editor für den Mac und hat zahlreiche praktische Funktionen. Mit PDF Expert ist es einfach, Ihre Steuerformulare auszufüllen und sie für den späteren Zugriff zu speichern. Mit den zahlreichen Tools können Sie schnell und einfach Inhalte eingeben oder PDFs korrigieren, wenn es einmal nötig ist. Die Steuersaison rückt näher, also laden Sie PDF Expert herunter und entspannen Sie sich.