У наш час усі надають перевагу цифровим копіям, як важливих, так і другорядних документів. Формат PDF сьогодні використовують для всіх типів документів: від найважливіших (документи на майно, договори, заповіти, бізнес-документація) до щоденних паперів (рахунки, чеки, резюме, інформаційні листи). Завдяки численним перевагам PDF все більше компаній, незалежно від розміру, адаптують свої процеси до роботи із цим форматом. Саме тому безпека PDF-файлів стає першочерговим завданням.
Захист PDF-файлів від несанкціонованого доступу, змін та поширення є важливим для всіх користувачів: професіоналів, студентів, та інших осіб. У бізнес-середовищі це питання ще актуальніше, адже компанії постійно обмінюються важливими даними – конфіденційною інформацією, фінансовими звітами та юридичними документами, а їх втрата загрожує серйозними наслідками.
У цій статті ми розглянемо п’ять ефективних методів покращення захисту PDF, кожен із яких має свої унікальні переваги.
1. Оберіть надійну програму для роботи з PDF-файлами
Уявіть, що ви встановлюєте кілька замків на вхідні двері для захисту будинку, але ігноруєте загальну безпеку будівлі. Те саме відбувається, коли ви використовуєте випадкові безкоштовні онлайн-редактори PDF. Сьогодні є сотні таких сайтів, або навіть тисячі безкоштовних сайтів для роботи з PDF-файлами. Але здебільшого немає інформації про їх розробників чи про те, як використовуються ваші дані. Користуючись безкоштовними інструментами, ви ризикуєте конфіденційністю даних у PDF-файлах. Ба більше, такі сайти зазвичай переповнені рекламою і мають незручний інтерфейс.
Натомість ви завжди можете покластися на PDF Expert — зручна, багатофункціональна та відзначена нагородами програма для Mac, iPhone та iPad, якою користуються понад 30 мільйонів людей у всьому світі, включно з такими компаніями, як Toyota, Mercedes-Benz та Sony Pictures. Програма розроблена компанією Readdle, відомою своїми іншими популярними продуктами, такими як Documents, Spark, Calendars, Scanner Pro і Fluix.
2. Додайте захист паролем
Одним із найпростіших способів захистити PDF-файл є встановлення пароля. Встановивши надійний, унікальний пароль, ви обмежуєте доступ до документа, дозволяючи його відкрити лише авторизованим користувачам. Цей метод особливо корисний для конфіденційних документів, таких як фінансові звіти, юридичні контракти чи особиста інформація, оскільки надає контроль над тим, хто може їх переглядати.
Дізнайтеся, як надійно захистити PDF-документ за допомогою шифрування. Також важливо, щоб пароль був не тільки складним, але й достатньо довгим і складним для захисту від автоматизованих атак.
3. Приховуйте конфіденційну інформацію
Іноді виникає необхідність надіслати PDF-документи, що містять конфіденційні дані, як-от фінансова інформація або приватні дані. Подібно до того, як можна замалювати щось у фізичному документі, PDF-файли дозволяють приховувати чутливу інформацію. Хороший PDF редактор , як-от PDF Expert, пропонує низку інструментів для затирання інформації в PDF-файлах.
За допомогою PDF Expert ви можете не лише затемнити виділений текст у PDF-файлі, додавши чорний прямокутник на місці конфіденційної інформації, але й повністю стерти текст або іншу інформацію з PDF-файлу.
Ба більше, PDF Expert спрощує це завдання, надаючи вам можливість редагувати або видаляти кілька або всі слова чи фрази в усьому файлі. Наприклад, ви можете автоматично приховати назву компанії в аудиторському звіті, який хочете надіслати, не розголошуючи імен. Ви можете скористатися інструментом «Знайти та затерти» в PDF Expert і автоматично приховати цю конфіденційну інформацію з PDF-файлу. Завантажте PDF Expert і почніть створювати захищені PDF-документи вже сьогодні!
4. Зберігайте PDF як Flattened копію
Будь-які зміни, внесені до PDF, такі як додавання анотацій, підписів чи штампів, зберігаються як окремі шари, щоб у випадку, якщо ви захочете внести будь-які подальші зміни, їх можна було б зробити, не змінюючи оригінальний вміст PDF-файлу. Проте це означає, що будь-хто, хто отримає файл, може видалити ці елементи. Щоб цього уникнути, зберігайте файл як Flattened копію.
Збереження файлу як flattened копії перетворює всі активні елементи в один шар, щоб уникнути небажаних змін. Усі додані анотації залишаються частиною файлу, і документ залишиться незмінним під час поширення.
5. Надсилайте PDF-файли за допомогою надійних каналів
Для захисту PDF-документів важливо передавати їх тільки за допомогою надійних каналів. Це означає використання безпечних протоколів передачі файлів, зашифрованих електронних скриньок або надійних хмарних платформ із високим рівнем контролю доступу. Уникайте надсилання конфіденційних документів використовуючи публічні або незахищені Wi-Fi мережі, а також будьте обережні, публікуючи посилання на документи в соціальних мережах чи на форумах.
Загальне правило: будь-яке загальнодоступне посилання на PDF може бути переглянуте кимось, для кого воно не призначене. Тож завжди шифруйте файл, додаючи захист паролем і затираючи конфіденційну інформацію. Обмеживши поширення лише перевіреними, захищеними каналами, ви значно знизите ризик несанкціонованого або зловмисного доступу до ваших PDF-файлів.
Впровадження цих п'яти заходів безпеки може значно посилити захист ваших PDF-файлів, захистити вашу конфіденційну інформацію та надати вам більший контроль над їх поширенням і використанням.
Завантажте PDF Expert, щоб отримати доступ до всіх необхідних інструментів для роботи з PDF-файлами.