Es ist immer verbreiteter, digitale Kopien von allem zu haben und zu speichern, sowohl von wichtigen als auch von unwichtigen Dingen. Von wichtigen Eigentumsdokumenten, Verträgen, Testamenten, Geschäftspapieren und anderen Dokumenten von hohem Wert bis hin zu alltäglichen Rechnungen und Quittungen, Lebensläufen, Newslettern usw. – so gut wie alles ist heute ein PDF-Dokument. Dank der zahlreichen Vorteile des PDF-Dateiformats haben immer mehr Unternehmen – große wie kleine – ihre Prozesse und Arbeitsabläufe auf die Verwendung von PDF-Dateien umgestellt. Daher ist es auch wichtiger geworden, die Sicherheit dieser PDF-Dateien zu gewährleisten.
Der Schutz von PDF-Dokumenten vor unbefugtem Zugriff, Änderung oder Weitergabe ist für Berufstätige, Studenten und Privatpersonen, vor allem aber für Unternehmen von größter Bedeutung. Für Unternehmen steht sogar noch mehr auf dem Spiel, da geschützte Daten, Kundeninformationen, Finanzberichte und andere juristische Dokumente oft zwischen mehreren Parteien ausgetauscht werden und ein Verstoß jeglicher Art massive Konsequenzen nach sich ziehen könnte.
In diesem Artikel stellen wir Ihnen fünf effektive Methoden vor, mit denen Sie die Sicherheit von PDF-Dokumenten verbessern können, wobei jede Methode ihre eigenen Vorteile hat.
1. Vertrauen Sie Ihrer PDF-Software
Stellen Sie sich vor, Sie bauen zu Ihrem Schutz mehrere Schlösser und Riegel an der Haustür ein und ignorieren dabei die Sicherheit des restlichen Hauses. Genau das passiert, wenn Sie einen beliebigen kostenlosen Online-PDF-Editor verwenden. Es gibt Hunderte, wenn nicht Tausende von kostenlosen Websites, die PDF-Tools anbieten. In den meisten Fällen gibt es keine Informationen darüber, wer diese Websites betreibt und wie Ihre Daten gegebenenfalls für unlautere Zwecke verwendet werden. Sie können zwar die kostenlosen Tools nutzen, aber Sie riskieren, dass die sensiblen oder vertraulichen Daten in Ihren PDF-Dateien gefährdet werden. Ganz zu schweigen davon, dass solche Websites fast immer mit Werbung gespickt sind und eine umständliche Benutzeroberfläche haben.
Stattdessen können Sie sich auf PDF Expert verlassen – eine wunderschön gestaltete, funktionsreiche und preisgekrönte PDF-Anwendung für Mac, iPhone und iPad, der mehr als 30 Millionen Menschen weltweit vertrauen, darunter Teams von Unternehmen wie Toyota, Mercedes-Benz und Sony Pictures. Die App stammt aus dem Hause Readdle, das für seine anderen preisgekrönten Produktivitäts-Anwendungen wie Documents, Spark, Calendars, Scanner Pro und Fluix bekannt ist.
2. Passwortschutz hinzufügen
Eine der grundlegendsten Möglichkeiten, eine PDF-Datei zu schützen, ist die Implementierung eines Passwortschutzes für die Datei. Durch die Festlegung eines sicheren, eindeutigen Kennworts können Sie den Zugriff auf Ihr Dokument einschränken und sicherstellen, dass nur autorisierte Personen es öffnen und den Inhalt einsehen können. Diese Methode ist besonders nützlich für sensible Dokumente wie Finanzberichte, juristische Verträge oder persönliche Informationen, da sie eine Kontrolle darüber ermöglicht, wer auf die Datei zugreifen kann.
Erfahren Sie, wie Sie ein PDF-Dokument schützen und seinen Inhalt durch die Erstellung einer verschlüsselten PDF-Datei sichern können. Es ist auch wichtig, dass Sie ein starkes Passwort verwenden, das nicht nur schwer durch Social Engineering zu erraten ist, sondern auch lang und komplex genug ist, um die Datei vor automatisierten Bots zu schützen, die sich mit der Brute Force-Methode Zugang verschaffen.
3. Vertrauliche Informationen zensieren
Manchmal möchten Sie vielleicht PDF-Dateien mit sensiblen Informationen wie Finanz- oder Buchhaltungsnummern, Sozialversicherungsdaten oder privaten Details mit anderen teilen. Genauso wie Sie in der realen Welt etwas auf einem Blatt Papier durchstreichen oder übermalen können, können Sie in PDFs sensible Informationen schwärzen und vor neugierigen Blicken schützen. Eine gute PDF-Verwaltung wie PDF Expert bietet eine Fülle von wichtigen Werkzeugen, mit denen Sie Informationen in PDF-Dateien zensieren können.
Sie können nicht nur markierten Text in einer PDF-Datei schwärzen, d. h. ein schwarzes Rechteck über sensible Informationen legen, sondern mit PDF Expert auch Text oder andere Informationen vollständig aus einer PDF-Datei löschen.
PDF Expert erleichtert Ihnen diese manuelle Aufgabe, indem es Ihnen die Möglichkeit gibt, mehrere oder alle Vorkommen eines Wortes oder einer Wortfolge in der gesamten PDF-Datei zu schwärzen oder zu löschen. Sie haben beispielsweise einen Bericht über ein bestimmtes Unternehmen, den Sie jemandem als Referenz zur Verfügung stellen möchten, ohne den Namen des Unternehmens zu nennen. Sie können das Werkzeug Suchen & zensieren in PDF Expert verwenden und diese sensiblen Informationen automatisch aus der PDF-Datei ausblenden. Laden Sie PDF Expert herunter und erstellen Sie noch heute sichere PDF-Dokumente!
4. PDFs als Flattened Copy speichern
Alle Änderungen, die Sie an einer PDF-Datei vornehmen, wie z. B. das Hinzufügen von Anmerkungen, Stempeln oder Unterschriften, werden als separate Ebenen gespeichert, so dass Sie bei Bedarf weitere Änderungen vornehmen können, ohne den ursprünglichen Inhalt der PDF-Datei zu beeinträchtigen. Diese Fähigkeit bedeutet auch, dass diese Ergänzungen von jedem, dem Sie die Datei zur Verfügung stellen, leicht entfernt werden können. Um dies zu verhindern, sollten Sie die Datei als Flattened exportieren und speichern.
Durch das Speichern einer Datei auf diese Weise werden alle aktiven Elemente in eine einzige Ebene gelegt, so dass sie nicht mehr für unerwünschte Änderungen aufrufbar sind. So werden alle Anmerkungen oder andere Elemente, die der Datei hinzugefügt wurden, gewissermaßen in die Datei eingearbeitet und bleiben bei der Weitergabe unverändert.
5. Das Teilen von PDFs über vertrauenswürdige Kanäle
Um die Sicherheit von PDF-Dokumenten zu gewährleisten, ist es wichtig, sie nur über vertrauenswürdige Kanäle weiterzugeben. Dies bedeutet, dass sichere Dateiübertragungsprotokolle, verschlüsselte E-Mail-Dienste oder seriöse Cloud-Speicherplattformen mit zuverlässigen Zugriffskontrollen verwendet werden. Sie sollten es vermeiden, sensible PDF-Dateien über öffentliche oder ungesicherte WLAN-Netzwerke zu verteilen und Sie sollten vorsichtig sein, wenn Sie Links zu diesen Dokumenten in sozialen Medien oder Foren veröffentlichen.
Als Faustregel gilt: Gehen Sie immer davon aus, dass jeder öffentlich zugängliche Link zu einer PDF-Datei von jemandem aufgerufen werden kann und wird, für den er nicht bestimmt war. Stellen Sie also sicher, dass Sie wissen, wie Sie PDF-Dokumente sicher versenden. Verschlüsseln Sie die Datei immer mit einem Passwort und schwärzen Sie alle vertraulichen Informationen. Durch die Beschränkung der Verteilung auf verifizierte, sichere Kanäle wird das Risiko eines unbefugten Zugriffs auf Ihre PDF-Dateien erheblich verringert.
Die Umsetzung dieser fünf Sicherheitsmaßnahmen kann den Schutz Ihrer PDF-Dateien erheblich verbessern, so dass Ihre sensiblen Daten sicher sind und Sie mehr Kontrolle über Verteilung und Verwendung Ihrer Dokumente haben.
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