今日では、誰もが重要事項も些細なことでも、デジタルコピーを持ち、保存することを好みます。 重要な不動産文書、契約書、遺書、ビジネス文書、その他の価値の高い文書から、日常的な請求書や領収書、履歴書、ニュースレターなど、ほぼすべてが今日では PDF 文書となっています。 PDFファイル形式のさまざまな利点のおかげで、大小さまざまな企業が、PDF を活用するようにプロセスやワークフローを適応させています。 そのため、これらのPDFファイルのセキュリティを確保することがますます重要になっています。
PDF文書を不正アクセス、改ざん、または配布から保護することは、あなたが働く専門家、学生、またはその他の個人であるかに関わらず重要ですが、特にビジネスの場合には重要です。 企業にとっては、機密データ、顧客情報、財務報告書、その他の法的文書が複数の当事者間で頻繁に交換されるため、リスクはさらに高くなります。どのような種類の侵害も、大きな結果をもたらす可能性があります。
この記事では、PDFのセキュリティを高めるための5つの効果的な方法とそのそれぞれの利点を紹介します。
1. 信頼できるPDFソフトウェアを使用する
自分の身を守るために、家のメインドアに複数のロックとデッドボルトを追加しても、家の残りの部分の完全性を無視しているようなものです。 これは、ランダムな無料オンラインPDFエディターを使用した場合に本質的に起こることです。 数百、いや数千もの無料のPDFツールを提供するウェブサイトがあります。 ほとんどの場合、これらのウェブサイトを運営しているのは誰なのか、どのようにあなたのデータが悪意のある目的で使用されているのかについての情報は存在しません。 無料のツールを楽しむことができますが、PDFファイル内の機密情報や機密データを危険にさらす可能性があります。 さらに、このようなウェブサイトはほとんどの場合、広告だらけで使い勝手が悪いものです。
PDF Expertは信頼することができます。PDF Expertは、世界中で3,000万人以上のユーザーが信頼している、美しくデザインされた、機能豊富な、受賞歴のあるPDFアプリであり、トヨタ、メルセデス・ベンツ、ソニー・ピクチャーズなどの企業も使用しています。 これは、Documents、Spark、Calendars、Scanner Pro、Fluixなどの他の受賞歴のある生産性アプリのスイートで知られるReaddleのアプリです。
2. パスワード保護を追加する
PDFファイルを保護する最も基本的な方法の1つは、ファイルにパスワード保護を実装することです。 強力で一意のパスワードを設定することで、文書へのアクセスを制限し、権限のあるユーザーのみが内容を開いて閲覧できるようにすることができます。 この方法は、財務報告書、法的契約書、個人情報などの機密文書に特に役立ち、ファイルにアクセスできる人を制御するための層を提供します。
PDF文書を保護して内容を保護するには、暗号化されたPDFを作成する方法をご覧ください。 また、ソーシャルエンジニアリングによる推測が困難なだけでなく、自動化されたボットがブルートフォースで侵入するのを防ぐために十分な長さで複雑な強力なパスワードを使用していることを確認することも重要です。
3. 機密情報を消去する
金融や会計の数値、社会保障番号、プライベートな詳細などの機密情報を含むPDFを他の人と共有したいと思うことがあります。 現実世界の紙に消し線を入れたり、塗りつぶしたりするのと同じように、PDFでは機密情報を消去して他人からの視線から保護することができます。 PDF Expertのような優れたPDF編集アプリは、PDFファイル内の情報を消去するための豊富な必須ツールを提供しています。
PDFファイル内の選択したテキストを黒塗りして、機密情報を隠すだけでなく、PDF Expertを使用してテキストやその他の情報をPDFファイルから完全に消去することもできます。
さらに、PDF Expertは、PDFファイル全体の単語やフレーズの複数またはすべてのインスタンスを消去または消去する機能を提供することで、この手動作業を簡単に行えるようにします。 例えば、特定の企業の監査報告書を、その企業の名前を明かさずに参照として誰かと共有したい場合があるでしょう。 PDF Expertの検索と消去ツールを使用して、この機密情報をPDFから自動的に隠すことができます。 PDF Expertをダウンロードして、今日からPDFのセキュリティを確保しましょう！
4. PDFをフラット化して保存する
注釈、スタンプ、署名など、PDFファイルに加えた変更や修正はすべて別々のレイヤーとして保存されます。そのため、後で変更が必要な場合でも、PDFファイルの元の内容に影響を与えることなく行うことができます。 しかし、この機能の本質上、これらの追加情報は、ファイルを共有した相手なら誰でも簡単に削除できてしまいます。 これを防ぐには、ファイルをフラット化して保存する必要があります。
ファイルをフラット化して保存すると、アクティブな要素がすべて単一のレイヤーにエクスポートされ、不要な変更や悪意のある改ざしができなくなります。 つまり、ファイルに追加されたすべての注釈やその他の要素は、ファイルに組み込まれ、共有時にそのまま保持されます。
5. 信頼できるチャネル経由でPDFを共有する
PDF文書のセキュリティを維持するためには、信頼できるチャネルでのみ共有することが重要です。 つまり、安全なファイル転送プロトコル、暗号化された電子メールサービス、堅牢なアクセス制御を備えた信頼できるクラウドストレージプラットフォームを使用することを指します。 公開Wi-FiネットワークやセキュリティのないWi-Fiネットワーク経由で機密PDFを配布または共有するのは避け、ソーシャルメディアやフォーラムでこれらのドキュメントへのリンクを公開することに注意してください。
また、PDFファイルへのダイレクトな公開リンクは、本来アクセスするべきでない人がアクセスできる可能性があると考えてください。 そのため、セキュアなPDF文書を送信する方法を理解しておくことが重要です。 常にパスワード保護を追加してファイルを暗号化し、機密情報を消去してください。
配信を検証済みで安全なチャネルに限定することで、PDFファイルへの不正アクセスや悪意のあるアクセスのリスクを大幅に軽減できます。
これらの5つのセキュリティ対策を実施することで、PDFファイルの保護を大幅に向上させ、機密情報を保護し、配布と使用に対するより大きな制御を維持することができます。PDFファイルを扱うために必要なすべての必須ツールと機能にアクセスするには、PDF Expertをダウンロードしてください。