Oggi chiunque desidera avere copie digitali di tutto, anche delle cose più banali. Contratti, testamenti, report aziendali e altri documenti di alto valore. Ma anche bollette e ricevute, curriculum, newsletter, ecc, praticamente tutto oggi può essere un documento PDF. Grazie ai vantaggi di questo formato, un numero crescente di aziende — grandi e piccole — ha adattato i propri processi e flussi di lavoro per utilizzare i PDF. Ed è diventato sempre più fondamentale garantire la sicurezza di questi file PDF.
Proteggere i documenti PDF dall'accesso, modifica o distribuzione non autorizzati è fondamentale. Questo è valido per professionisti, studenti ma soprattutto per le aziende. Per le aziende è forse ancora più importante perché dati, informazioni sui clienti, report finanziari e altri documenti legali sono spesso scambiati tra più parti. Una violazione di qualsiasi tipo potrebbe avere conseguenze enormi.
In questo articolo esploreremo cinque metodi efficaci per aggiungere o migliorare la sicurezza dei PDF, ognuno con vantaggi unici.
1. Fidati del tuo software PDF
Immagina di aggiungere serrature e catenacci alla porta principale di una casa per la tua protezione, ignorando però l'integrità del resto dell'abitazione. È sostanzialmente questo ciò che succede quando utilizzi un qualsiasi editor PDF online gratuito. Ci sono centinaia, se non migliaia, di siti web gratuiti che offrono strumenti PDF. Nella maggior parte dei casi, non vi è alcuna informazione riguardo l'identità di chi gestisce questi siti web e su come i tuoi dati vengono utilizzati. Anche se puoi usufruire dei loro strumenti gratuiti, rischi di compromettere i dati sensibili o confidenziali dei tuoi file PDF. Per non parlare del fatto che questi siti web sono quasi sempre pieni di pubblicità e hanno un'interfaccia utente mal realizzata.
Puoi sempre affidarti a PDF Expert — un'app PDF per Mac, iPhone e iPad ben progettata, ricca di funzionalità e premiata. Oltre 30 milioni di persone in tutto il mondo si fidano di PDF Expert, inclusi i team di aziende come Toyota, Mercedes-Benz e Sony Pictures. Si tratta di una app di Readdle, nota per le sue app vincitrici di premi, come Documents, Spark, Calendars, Scanner Pro e Fluix.
2. Protezione con password
Uno dei modi più comuni per proteggere un file PDF è la protezione con password. Impostando una password unica e sufficientemente complessa, è possibile limitare l'accesso al tuo documento, assicurando che solo gli individui autorizzati possano aprire e visualizzare i contenuti. Questo è particolarmente utile per documenti sensibili, come report finanziari, contratti o informazioni personali, fornendo un livello di controllo su chi può accedere al file.
Scopri come proteggere un documento PDF e tenere al sicuro il contenuto creando un PDF criptato. È fondamentale assicurarsi di utilizzare una password sufficientemente complessa, non sia al sicuro dagli attacchi di ingegneria sociale, ma che sia anche lunga e complessa da proteggere il file dagli attacchi dei bot automatizzati.
3. Elimina le informazioni sensibili
Molte volte serve poter condividere dei PDF che contengono informazioni sensibili come dati della previdenza sociale o dettagli privati. Nel mondo reale puoi cancellare o scarabocchiare qualcosa su un foglio di carta, allo stesso modo i PDF ti permettono di cancellare informazioni sensibili. Un'ottima app di gestione PDF come PDF Expert offre una miriade di strumenti essenziali che ti aiutano a oscurare informazioni nei file PDF.
Non solo puoi oscurare del testo in un file PDF, aggiungendo un rettangolo nero sopra le informazioni sensibili, ma puoi anche cancellare completamente il testo o altre informazioni grazie a PDF Expert.
PDF Expert rende facile questo compito, dandoti la possibilità di oscurare o cancellare parole o frasi in tutto il file PDF. Ad esempio potresti avere un report di una particolare azienda che vuoi condividere con qualcuno senza rivelare il nome di quella azienda. Puoi utilizzare lo strumento Trova & Oscura in PDF Expert e nascondere automaticamente queste informazioni sensibili nel PDF. Scarica PDF Expert e inizia a creare documenti PDF protetti!
4. Salva come Unico livello
Qualsiasi modifica o cambiamento che effettui in un file PDF, come l'aggiunta di annotazioni, timbri o firme, viene salvato in livelli separati. Nel caso in cui desiderassi apportare ulteriori modifiche, queste potranno essere effettuate senza influire sui contenuti originali del file PDF. Queste modifiche possono essere facilmente rimosse da chiunque riceva il file. Per evitarlo, dovrai esportare il file come Unico livello.
Salvare un file come Unico livello, esporta tutti gli elementi attivi in un singolo livello in modo che non siano più disponibili per modifiche indesiderate. Tutte le annotazioni e gli altri elementi vengono uniti in un unico livello e rimarranno intatti quando il file sarà condiviso.
5. Condividi i PDF tramite canali fidati
Per mantenere la sicurezza dei tuoi documenti PDF, è fondamentale condividerli solo tramite canali fidati. Questo significa utilizzare protocolli sicuri di trasferimento file, servizi di posta elettronica crittografati o piattaforme di archiviazione cloud affidabili con controlli d'accesso. Dovresti evitare di distribuire o condividere PDF tramite reti Wi-Fi pubbliche o non protette e fare attenzione alla condivisione sui social media o forum.
Come regola generale, ipotizza sempre che un link a un file PDF possa cadere nelle mani di qualcuno che non era il destinatario, quindi assicurati di sapere come inviare documenti PDF sicuri. Crittografa sempre il file, aggiungi una protezione con password e oscura qualsiasi informazione sensibile. Limitare la distribuzione su canali verificati e sicuri, riduce significativamente il rischio di accesso non autorizzato ai tuoi file PDF.
Implementare queste cinque misure di sicurezza può migliorare notevolmente la protezione dei tuoi file PDF, tutelando le tue informazioni sensibili e offrendoti un maggiore controllo sul loro utilizzo e distribuzione.
Scarica PDF Expert per accedere a tutti gli strumenti e le funzionalità di cui hai bisogno per lavorare con i file PDF.