Hoy en día, todo el mundo prefiere tener y almacenar copias digitales de todo, tanto de lo crucial como de lo trivial. Desde importantes documentos de propiedad, contratos, testamentos, documentos comerciales y otros papeles de gran valor, hasta facturas y recibos cotidianos, currículos, boletines, etc., casi todo suele ser un documento PDF hoy en día. Gracias a las diversos beneficios del formato de archivo PDF, un número creciente de empresas — grandes y pequeñas — han adaptado sus procesos y flujos de trabajo para utilizar PDF. Por ello, cada vez es más importante garantizar la seguridad de estos archivos PDF.
Proteger los documentos PDF del acceso, la modificación o la distribución no autorizados es primordial tanto si eres un profesional en activo como un estudiante o cualquier otra persona, pero especialmente cuando se trata de una empresa. Para las empresas, lo que está en juego es aún más, ya que los datos de propiedad, la información de los clientes, los informes financieros y otros documentos legales se intercambian a menudo entre varias partes, y una violación de cualquier tipo podría tener consecuencias masivas.
En este artículo, exploraremos cinco métodos eficaces para añadir o mejorar la seguridad de los PDF, cada uno con ventajas únicas.
1. Confía en tu software PDF
Imagina añadir varias cerraduras y bloqueos de seguridad a la puerta principal de una casa para tu protección, ignorando la integridad del resto de la casa. Esto es esencialmente lo que ocurre cuando utilizas un editor PDF online gratuito cualquiera. Existen cientos, si no miles, de sitios web gratuitos que ofrecen herramientas PDF. En la mayoría de los casos, no hay información sobre quién dirige estos sitios web y cómo se utilizan tus datos con fines maliciosos. Aunque puedes disfrutar de sus herramientas gratuitas, te arriesgas a poner en peligro los datos sensibles o confidenciales de tus archivos PDF. Por no mencionar que estos sitios web casi siempre están plagados de anuncios y tienen una interfaz de usuario engorrosa.
En su lugar, siempre puedes confiar en PDF Expert, una app para PDF para Mac, iPhone y iPad galardonada, con un diseño atractivo y repleta de funciones, en la que confían más de 30 millones de personas en todo el mundo, incluidos equipos de empresas como Toyota, Mercedes-Benz y Sony Pictures. Viene de la casa Readdle, conocida por su conjunto de apps de productividad galardonadas como Documents, Spark, Calendars, Scanner Pro y Fluix.
2. Añade protección por contraseña
Una de las formas más fundamentales de proteger un archivo PDF es implementando la protección por contraseña en el archivo. Estableciendo una contraseña fuerte y única, puedes restringir el acceso a tu documento, asegurándote de que únicamente las personas autorizadas puedan abrirlo y ver su contenido. Este método es especialmente útil para documentos sensibles, como informes financieros, contratos legales o información personal, ya que proporciona una capa de control sobre quién puede acceder al archivo.
Aprende cómo proteger un documento PDF y asegurar su contenido creando un PDF encriptado. También es crucial que te asegures de que utilizas una contraseña segura que no solo sea difícil de adivinar mediante ingeniería social, sino que también sea lo suficientemente larga y compleja como para proteger el archivo de los robots automatizados que fuerzan la entrada.
3. Censura la información sensible
A menudo, querrás compartir con otros archivos PDF que contengan información sensible, como números financieros o contables, datos de la seguridad social o detalles privados. Solo tienes que tachar o garabatear algo en un trozo de papel en el mundo real, los PDF te permiten censurar información sensible y protegerla de miradas indiscretas. Una buen gestor de PDF como PDF Expert ofrece una plétora de herramientas esenciales que te ayudan a censurar información en archivos PDF.
No sólo puedes oscurecer el texto seleccionado en un archivo PDF, básicamente añadiendo un rectángulo negro sobre la información sensible, sino que también puedes borrar completamente el texto u otra información de un archivo PDF utilizando PDF Expert.
Es más, PDF Expert te facilita esta tarea manual ofreciéndote la posibilidad de tachar o borrar varias o todas las instancias de una palabra o frase en todo el archivo PDF. Por ejemplo, puedes tener un informe de auditoría de una determinada empresa que quieras compartir con alguien como referencia sin revelar el nombre de esa empresa. Puedes utilizar la herramienta Buscar & Censurar de PDF Expert y ocultar automáticamente esta información sensible del PDF. ¡Descarga PDF Expert y empieza a crear documentos PDF seguros hoy mismo!
4. Guarda PDFs como aplanados
Las modificaciones o cambios que hagas en un archivo PDF, como añadir anotaciones, sellos o firmas, se guardan como capas separadas para que, en caso de que quieras hacer más cambios, puedas hacerlos sin afectar al contenido original del archivo PDF. La propia naturaleza de esta capacidad también significa que estos añadidos pueden ser eliminados fácilmente por cualquier persona con la que compartas el archivo. Para evitar que esto ocurra, debes exportar y guardar el archivo como Aplanado.
Guardar un archivo como aplanado exporta todos los elementos activos a una sola capa, de modo que ya no estén disponibles para modificaciones no deseadas o malintencionadas. Así, todas las anotaciones u otros elementos añadidos al archivo se adjuntan al mismo y permanecen intactos al compartirlo.
5. Comparte PDFs a través de canales de confianza
Para mantener la seguridad de los documentos PDF, es crucial compartirlos únicamente a través de canales de confianza. Esto significa utilizar protocolos de transferencia de archivos seguros, servicios de correo encriptados o plataformas de almacenamiento en la nube fiables con sólidos controles de acceso. Debes evitar distribuir o compartir archivos PDF confidenciales a través de redes Wi-Fi públicas o no seguras y ser cauto a la hora de compartir públicamente enlaces a estos documentos en redes sociales o foros.
Como regla general, asume siempre que cualquier enlace de acceso público a un archivo PDF puede ser y será accedido por alguien a quien no estaba destinado, así que asegúrate de que sabes cómo enviar documentos PDF seguros. Encripta siempre el archivo añadiendo una contraseña y censura cualquier información confidencial. Limitar la distribución a canales seguros y verificados reduce significativamente el riesgo de acceso no autorizado o malintencionado a tus archivos PDF.
Poner en práctica estas cinco medidas de seguridad puede mejorar significativamente la protección de tus archivos PDF, salvaguardando tu información crítica y dándote un mayor control sobre su distribución y uso.
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