Hoje em dia, praticamente todo mundo deseja obter e armazenar cópias digitais de tudo, das coisas mais importantes até as mais triviais. Desde documentos patrimoniais, contratos, testamentos, registros comerciais e demais documentos de alto valor, até faturas, recibos cotidianos, currículos, boletins informativos, etc., praticamente tudo tende a transformar-se, atualmente, em um documento PDF. Graças às diversas vantagens do formato de arquivo PDF, um número crescente de empresas — grandes e pequenas — tem adaptado seus processos e fluxos de trabalho para o uso de PDFs. Assim, tem sido cada vez mais importante garantir a segurança desses arquivos PDF.
Proteger documentos PDF do acesso, alteração ou distribuição não autorizados é fundamental, seja você um profissional, estudante ou usuário comum, mas isso é particularmente importante quando se trata de uma empresa. Para as empresas, os riscos são ainda maiores, pois dados sigilosos, informações de clientes, relatórios financeiros e outros documentos legais são frequentemente compartilhados entre várias partes, e uma violação de qualquer tipo poderia resultar em graves consequências.
Neste artigo, exploraremos cinco métodos eficazes para aumentar ou fortalecer a segurança de seus PDFs, cada um deles com vantagens específicas.
1. Confie em seu software de PDF
Imagine adicionar várias fechaduras e ferrolhos à porta principal de uma casa para sua proteção, enquanto ignora a segurança do restante da casa. Basicamente, é isso que acontece quando você usa um editor de PDF online gratuito qualquer. Existem centenas, ou até milhares, de sites gratuitos oferecendo ferramentas para PDF. Na maioria dos casos, não há informações sobre quem está administrando esses sites e como seus dados estão sendo utilizados com propósitos maliciosos. Ainda que você queira aproveitar essas ferramentas gratuitas, você corre o risco de comprometer os dados sensíveis ou confidenciais de seus arquivos PDF. Sem mencionar que esses sites quase sempre estão repletos de anúncios e apresentam uma interface de usuário complicada.
Mas, em vez disso, é sempre uma boa ideia optar pelo PDF Expert - um aplicativo de PDF para Mac, iPhone e iPad com um belo design, repleto de recursos, premiado e que conta com a confiança de mais de 30 milhões de pessoas em todo o mundo, incluindo equipes de empresas como a Toyota, Mercedes-Benz e Sony Pictures. Ele é parte do portfólio da Readdle, uma empresa conhecida por seus diversos outros aplicativos de produtividade premiados, como o Documents, Spark, Calendars, Scanner Pro e Fluix.
2. Adicione proteção por senha
Um dos métodos mais básicos para proteger um arquivo PDF é a utilização de proteção por senha no arquivo. Ao definir uma senha forte e única, é possível restringir o acesso ao seu documento, garantindo que somente pessoas autorizadas possam abrir e visualizar seu conteúdo. Esse método é especificamente útil para documentos confidenciais, como relatórios financeiros, contratos legais ou informações pessoais, pois oferece uma camada de controle sobre quem poderá acessar o arquivo.
Saiba como proteger um documento PDF e proteger seu conteúdo criando um PDF criptografado. Também é fundamental garantir que você esteja usando uma senha forte que não só seja difícil de adivinhar por meio de engenharia social, mas que também seja longa e complexa o suficiente para proteger o arquivo contra robôs automatizados que utilizem métodos para forçar o acesso.
3. Censure informações confidenciais
Muitas vezes, você precisa compartilhar PDFs contendo informações confidenciais, como dados financeiros ou contábeis, dados de previdência social ou informações privadas. Assim como é possível riscar ou rabiscar algo em um pedaço de papel no mundo real, é possível ocultar informações confidenciais em PDFs, a fim de protegê-las dos olhares curiosos. Um bom aplicativo de gerenciamento de PDF, como o PDF Expert, disponibiliza uma infinidade de ferramentas essenciais para ajudá-lo a censurar dados de seus arquivos PDF.
Com o PDF Expert, não apenas é possível ocultar o texto selecionado em um arquivo PDF, simplesmente adicionando um retângulo preto sobre as informações confidenciais, como também apagar totalmente o texto ou outras informações do arquivo PDF.
Além disso, o PDF Expert facilita essa tarefa manual, pois permite que você edite ou apague algumas ou todas as ocorrências de uma palavra ou frase de um arquivo PDF inteiro. Por exemplo, talvez você disponha de um relatório de auditoria de uma determinada empresa que precise ser compartilhado com alguém apenas para consulta sem revelar o nome da empresa. É possível utilizar a ferramenta Localizar e Censurar do PDF Expert para ocultar automaticamente todas essas informações sigilosas de seu PDF. Baixe o PDF Expert e comece a criar documentos protegidos em PDF agora mesmo!
4. Salve PDFs como "achatados"
Todas as modificações ou alterações feitas em um arquivo PDF, como a inclusão de anotações, carimbos ou assinaturas, são salvas como camadas separadas para que, caso você precise fazer outras alterações, elas possam ser realizadas sem afetar o conteúdo original do arquivo PDF. Devido à própria natureza dessa funcionalidade, essas adições também poderão ser facilmente removidas por qualquer pessoa com quem você compartilhe o arquivo. Para evitar que isso aconteça, você deverá exportar e salvar o arquivo como Achatado.
Salvar um arquivo como achatado exportará todos os elementos ativos em uma única camada, de modo que eles não estarão mais disponíveis, eliminando a possibilidade de serem alterados de maneira indesejada ou mal-intencionada. Assim, todas as anotações ou outros elementos adicionados ao arquivo serão anexados a ele, garantindo sua integridade quando compartilhados.
5. Compartilhe PDFs através de canais confiáveis
Para manter a segurança dos documentos PDF, é fundamental compartilhá-los somente por meio de canais confiáveis. Para isso, é necessário utilizar protocolos de transferência de arquivos seguros, serviços de e-mail criptografados ou plataformas de armazenamento em nuvem idôneas e com controles rigorosos de acesso. Evite distribuir ou compartilhar PDFs confidenciais utilizando redes Wi-Fi públicas ou desprotegidas e tenha cuidado ao compartilhar links para esses documentos publicamente, tanto em redes sociais quanto em fóruns.
Como regra geral, sempre presuma que qualquer link acessível publicamente para um arquivo PDF pode e será acessado por alguém a quem ele não se destina, portanto, certifique-se de sempre enviar documentos PDF protegidos. Sempre criptografe o arquivo adicionando proteção por senha e ocultando todas as informações confidenciais. Limitar a distribuição a canais verificados e seguros reduzirá significativamente o risco de acesso não autorizado ou mal-intencionado aos seus arquivos PDF.
A implementação dessas cinco medidas de segurança aumentará significativamente a proteção de seus arquivos PDF, resguardando suas informações confidenciais e permitindo maior controle sobre sua distribuição e uso.
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