Elimina la carta: 5 semplici cose che puoi fare oggi

Ricordo enormi pile di documenti stampati, rapporti e fatture che si accumulavano sui tavoli dei nostri uffici a metà degli anni 2000. Anche se sono diventato un impiegato nell’era della posta elettronica, dei CRM e dei sistemi di gestione dei documenti, utilizzavamo ancora un’assurda quantità di carta. E la cosa più inquietante è che ancora oggi il consumo di carta non rallenta.

Solo negli Stati Uniti gli uffici utilizzano circa 12,1 trilioni di fogli di carta all’anno. Dal 2010 al 2060, si prevede che il consumo globale di legno e carta raddoppierà. La carta rappresenta circa il 26% del totale dei rifiuti conferiti in discarica.

È chiaro che dobbiamo fare di più per ridurre il consumo di carta. Utilizzare meno carta e digitalizzare i documenti può favorire non solo un futuro più sostenibile, ma aiuta anche a risparmiare sui costi e a mettere ordine nello spazio del tuo ufficio. Ed è un gesto che può anche semplificare in modo significativo i flussi di lavoro, dall'ottenimento della firma di un contratto alla collaborazione sui report.

Impegniamoci per la sostenibilità in ogni sua forma: da un approccio di produttività sostenibile a strategie di lavoro ecocompatibili. Ecco i nostri cinque modi per eliminare la carta che puoi implementare in ufficio, a casa o in qualsiasi altro luogo che faccia affidamento sui documenti cartacei.

1. Utilizza l'archiviazione sul cloud: archivia i tuoi documenti digitali in modo sicuro in servizi di archiviazione sul cloud come Google Drive, Dropbox o iCloud. L'archiviazione nel cloud ti consente di accedere ai tuoi file da qualsiasi luogo tramite una connessione Internet e garantisce che venga eseguito il backup dei tuoi dati.
2. Digitalizza i documenti. Invece di fare copie cartacee dei tuoi documenti, scansionali e caricali sui dispositivi e sul cloud in modo da poter sempre utilizzare una copia digitale. Utilizza app di scansione affidabili per la digitalizzazione dei documenti, come PDF Expert o Scanner Pro, che eseguono scansioni di alta qualità e dispongono di una funzionalità OCR per riconoscere il testo nei documenti scansionati e renderli modificabili e ricercabili.
3. Passa a moduli e firme elettroniche: utilizza la funzionalità di firma elettronica in PDF Expert per firmare contratti e accordi digitalmente. Così eliminerai la necessità di stampare, firmare, scansionare e spedire documenti fisici e risparmierai molto tempo. Puoi anche compilare moduli in PDF Expert sul tuo iPhone, iPad o Mac e condividerli con colleghi o clienti in pochi secondi.
4. Passa al digitale con note e pianificazione: utilizza app per prendere appunti come Evernote, PDF Expert o Notion per annotare idee, creare elenchi di cose da fare e organizzare i tuoi pensieri in modo digitale. PDF Expert fornisce strumenti di annotazione avanzati e perfetti per la lettura mirata e il lavoro di ricerca, dalla scrittura di note, all'evidenziazione del testo, all'aggiunta di timbri e alle note audio.
5. Unisci e comprimi documenti digitali. Se sei un direttore delle vendite o un avvocato che si occupa quotidianamente di contratti e accordi, sai come si accumulino facilmente centinaia di documenti nel tuo laptop e nel cloud. Per risparmiare spazio e costi, utilizza PDF Expert per unire più documenti in uno solo, eliminare pagine o testo in eccesso e comprimere il file finale riducendone il peso per l'archiviazione e la condivisione.

Suggerimento aggiuntivo: riutilizza la carta. Se è impossibile eliminare completamente l’utilizzo della carta, riutilizza la carta. Utilizza l'altro lato dei documenti stampati per le note oppure stampa su entrambi i lati. Questo approccio può ridurre lo spreco di carta fino al 50%. Un’altra buona opzione è utilizzare carta riciclata quando possibile. Se vuoi vedere l'impatto che il tuo utilizzo di carta ha sull'ambiente, ecco un buon calcolatore online.

L'implementazione di questi suggerimenti può ridurre significativamente la dipendenza dalla carta e creare un ambiente più efficiente ed ecologico per le tue attività personali e aziendali. Siamo orgogliosi di farti sapere che con PDF Expert, utenti di tutto il mondo utilizzano meno carta e fanno più affidamento sui documenti digitali, con strumenti di modifica dei documenti facili da usare. Investi oggi in strumenti PDF affidabili con PDF Expert, per costruire un domani più sostenibile.

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