Endlich papierlos: 5 einfache Tipps, die ab dem ersten Tag nützlich sind

Ich erinnere mich selbst an riesige Stapel mit ausgedruckten Dokumente, Reports und Rechnungen in unseren Büros zu Beginn der 2000er. Auch wenn damals E-Mails, CRM-Systeme und Dokumentenverwaltungen weit verbreitet und einigermaßen normal waren, war der Papierverbrauch immens. Am störendsten ist jedoch, dass sich vielerorts bis heute nicht viel daran ändert.

Alleine in den USA verbrauchen Büros jährlich 12,1 Billionen Blatt Papier. Von 2010 bis 2060 ist zu erwartet, dass sich der globale Verbrauch an Zellstoff und Papier verdoppelt. Papier macht rund 26 % des gesamten Deponie-Abfalls aus.

Es ist klar, dass auf Dauer etwas passieren muss. Weniger Papier und mehr Digitalisierung sorgen für mehr Nachhaltigkeit, sparen Geld und räumen nebenher noch Ihr Büro auf. Workflows werden effizienter, Unterschriften erfolgen schneller und die Zusammenarbeit an Dokumenten wird einfacher.

Wir setzen uns für alle Arten von Nachhaltigkeit ein, zum Beispiel mit unserem Modell der Sustainable Productivity für Arbeitsstrategien. Und wir möchten Ihnen unsere fünf Tipps zum papierlosen Arbeiten vorstellen, die Ihnen im Büro, zuhause und überall, wo Papier gebraucht wird, helfen können.

1. Die Cloud nutzen: Speichern Sie Ihre digitalen Dokumente sicher bei Cloud-Anbietern wie Google Drive, Dropbox oder iCloud. Die Cloud ermöglicht es, dass Sie von überall auf Ihre Dateien zugreifen können, wo es Internet gibt – und macht dabei gleich noch ein Backup für Sie.
2. Dokumente digitalisieren: Statt Kopien auf Papier anzufertigen, können Sie Ihre Dokumente einfach scannen, auf Ihrem Gerät speichern und in der Cloud sichern, damit Sie immer eine Kopie dabei haben. Mit zuverlässigen Apps für die Digitalisierung von Dokumenten wie PDF Expert oder Scanner Pro, die Scans in hoher Qualität erstellen und per OCR Text in Ihren Dokumenten erkennen, haben Sie alles zum Speichern, Bearbeiten und Durchsuchen Ihrer Unterlagen. 
3. Elektronische Formulare und Unterschriften verwenden: Mit dem Feature für elektronische Unterschriften in PDF Expert können Sie beispielsweise Verträge unterschreiben und sparen sich das mühevolle Drucken, Unterschreiben, Scannen oder Verschicken. Außerdem lassen sich mit PDF Expert sogar auf dem iPhone Formulare ausfüllen (natürlich auch auf dem iPad oder Mac), damit Sie sie einfach an Kollegen und Kunden schicken können.
4. Digital notieren und planen: Mit Notizen-Apps wie Evernote, PDF Expert oder Notion können Sie Ihre Ideen festhalten, To-do-Listen machen und Ihre Gedanken ordnen. In PDF Expert gibt es eine ganze Reihe von Anmerkungs-Tools für fokussiertes Lesen, für Forschungsarbeiten und für Notizen, Stempel und Sprachmemos in Ihrem Text. 
5. Dokumente zusammenführen und komprimieren: Sie arbeiten im Sales-Bereich oder im Rechtswesen? Hier und in anderen Branchen gibt es besonders viel Papier, so dass auch digitale Workflows irgendwann an Speichergrenzen kommen. Um auch hier effizienter zu werden, können Sie mit PDF Expert mehrere Dokumente zusammenführen, nicht benötigte Seiten oder Text entfernen und das resultierende Dokumente am Ende komprimieren, damit es sich stressfrei speichern und vor allem verschicken lässt..

Bonus-Tipp: Verwenden Sie Papier mehrfach. Wenn sich die Verwendung von Papier nicht vermeiden lässt, lässt es sich vielleicht noch wiederverwenden. Wenn Sie nicht doppelseitig drucken, hat jedes gedruckte Dokument eine Rückseite für Notizen. Der doppelseitige Druck selbst schafft annähernd 50 % Ersparnis. Recycling-Papier sieht heutzutage für die meisten Dokumente gut genug aus – und wenn Sie Ihren eigenen Papierverbrauch besser einschätzen möchten, gibt es hier einen Online-Rechner dafür. 

Ein strategischer Umgang mit Papier macht effizient und umweltfreundlich zugleich. Wir freuen uns deswegen umso mehr, dass PDF Expert Usern auf der ganzen Welt dabei hilft, sich einen digitalen Alltag zu schaffen – mit einfacher Bearbeitung und Verwaltung von Dokumenten. Investieren auch Sie in die zuverlässigen Tools von PDF Expert, um den nächsten Schritt in die Zukunft zu gehen.

Haben Sie Ihre eigenen Ideen, wie es sich gut papierlos arbeiten lässt? Vielleicht hat PDF Expert Ihnen schon geholfen? Teilen Sie Ihr Wissen mit unserer Community auf Facebook und X.