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私は、2000年代半ばのオフィスで、印刷された膨大な量のドキュメント、レポート、請求書が机の上にあふれていたのを覚えています。当時はすでに電子メール、CRM、文書管理システムの時代でしたが、それでも紙を大量に使っていました。そして一番の問題は、紙の消費量が現在も減速していないということです。
アメリカ合衆国だけでも、オフィスでは年間約12.1兆枚の紙が使用されています。2010年から2060年にかけては、世界的なパルプ・紙の消費量は2倍になることが予想されています。さらに、ペーパー類はごみの約26%を占めています。
紙の消費量を減らすために、私たちがもっと行動を起こす必要があります。紙の使用量を減らし、ドキュメントをデジタル化することは、持続可能な未来への貢献だけでなく、コスト削減やオフィスのスペースの整理にも役立ちます。また、契約書の署名取得からレポートの共同作業まで、ドキュメントワークフローを大幅に効率化することもできます。
PDF Expertは、持続可能な生産性のアプローチからエコフレンドリーな作業戦略まで、あらゆる形態の持続可能性をサポートします。ここでは、オフィス、自宅、その他紙のドキュメントに頼っている場所などで実践できる、紙をなくすための5つの方法をご紹介します。
- クラウドストレージを活用する：Google Drive、Dropbox、iCloudなどのクラウドストレージサービスにデジタルドキュメントを安全に保存しましょう。クラウドストレージを使えば、インターネット接続があればどこからでもファイルにアクセスでき、データのバックアップも保証されます。
- ドキュメントをデジタル化する：ドキュメントの紙のコピーを作る代わりに、スキャンしてデバイスやクラウドストレージにアップロードし、いつでもデジタルコピーを使えるようにしましょう。PDF ExpertやScanner Proなどの信頼できるスキャンアプリを使うと、高品質のスキャンができ、OCR機能を使ってスキャンしたドキュメント内のテキストを認識し、編集可能で検索可能な状態にすることができます。
- 電子フォームと署名に切り替える：PDF Expertの電子署名機能を使って、契約書や合意書をデジタルで署名しましょう。これにより、物理的なドキュメントの印刷、署名、スキャン、郵送の必要がなくなり、大幅な時間節約になります。また、PDF Expertを使ってiPhone、iPad、Macでフォームに入力し、数秒で同僚やクライアントと共有することもできます。
- デジタルノートとプランニングでデジタル化：Evernote、PDF Expert、Notionなどのノートアプリを使って、アイデアを書き留め、タスクリストを作成し、考えをデジタルで整理しましょう。PDF Expertは、フィールドへのメモ書きからテキストのハイライト、スタンプの追加、音声メモを残すことまで、集中して読書やリサーチ作業ができる高度な注釈ツールを提供しています。
- デジタルドキュメントの結合と圧縮：営業マネージャーや弁護士など、毎日契約書や合意書を扱う方は、何百ものドキュメントがラップトップやクラウドストレージに積み上げられていることを想像できるでしょう。スペースとコストを節約するために、PDF Expertを使って複数のドキュメントを1つにまとめたり、不要なページやテキストを削除したり、ファイルを圧縮して保存容量を減らし、共有しやすくしましょう。
【さらにもう1つのヒント】 紙を再利用する：紙の使用を完全に無くすことができない場合は、紙を再利用しましょう。印刷済みのドキュメントの裏側をメモに使ったり、最初から両面に印刷したりしましょう。この方法で、紙の無駄を最大50%削減することができます。可能であれば再生紙を使うことも良い選択肢です。紙の使用が環境に与える影響を把握したい場合は、こちらのオンライン計算機が参考になります。
これらのヒントを実践することで、個人やビジネスでの紙への依存を大幅に減らし、より効率的で環境に優しい環境を作り出すことができます。PDF Expertは、世界中のユーザーが紙の使用量を減らし、デジタルドキュメントへの依存度を高めることを支援していることに誇りを持っています。PDF Expertは、使いやすいドキュメント編集ツールを提供することで、より持続可能な未来の構築に貢献しています。
一緒に、紙の使用量を減らし、より持続可能な未来を作りましょう！ご意見やご質問などがございましたら、PDF ExpertのFacebookやXで共有してください。
Yevheniia Dychko 
