Sin papeles: 5 cosas sencillas que puedes hacer hoy

Recuerdo enormes pilas de documentos impresos, informes y facturas que crecían sobre las mesas de nuestra oficina a mediados del 2000. Aunque me convertí en oficinista en la era del correo electrónico, los CRM y los sistemas de gestión de documentos, seguíamos utilizando una cantidad ridícula de papel. Y lo más inquietante es que el consumo de papel no se está ralentizando hoy en día.

Solo en EE.UU. las oficinas utilizan unos 12.1 billones de hojas de papel al año. De 2010 a 2060, se prevé que se duplique el consumo mundial de pasta y papel. El papel representa alrededor del 26% del total de los residuos totales en los vertederos.

Está claro que tenemos que hacer algo más para reducir el consumo que hacemos de él. Utilizar menos papel y digitalizar documentos no solo puede impulsar un futuro más sostenible, si no que también ayuda a ahorrar costes y a despejar el espacio de tu oficina. También puede agilizar significativamente los flujos de trabajo documentales, desde conseguir la firma de un contrato hasta colaborar en la elaboración de informes. 

Apoyamos la sostenibilidad en todas sus formas - desde un enfoque de productividad sostenible hasta estrategias de trabajo ecológicas. Estas son nuestras cinco formas de prescindir del papel que puedes poner en práctica en la oficina, en casa o en cualquier otro lugar que dependa de documentos en papel. 

1. Utiliza el almacenamiento en la nube: Guarda tus documentos digitales de forma segura en servicios de almacenamiento en la nube como Google Drive, Dropbox o iCloud. El almacenamiento en la nube te permite acceder a tus archivos desde cualquier lugar con conexión a Internet y garantiza que tus datos tengan una copia de seguridad.
2. Digitaliza documentos. En lugar de hacer copias en papel de tus documentos, escanéalos y súbelos a dispositivos y al almacenamiento en la nube para que siempre puedas utilizar una copia digital. Utiliza apps de escaneo fiables para digitalizar documentos, como PDF Expert o Scanner Pro, que realizan escaneos de alta calidad y disponen de una función OCR para reconocer el texto de los documentos para hacerlos editables y aptos para la búsqueda.
3. Pásate a los formularios y firmas electrónicas: Utiliza la función de firma electrónica de PDF Expert para firmar contratos y acuerdos digitalmente. Esto elimina la necesidad de imprimir, firmar, escanear y enviar por correo documentos físicos, ahorrando mucho tiempo. También puedes rellenar formularios en PDF Expert en tu iPhone, iPad o Mac y compartirlos con colegas o clientes en cuestión de segundos.
4. Digitaliza tus notas y planificación: Utiliza apps para tomar notas como Evernote, PDF Expert o Notion y apuntar tus ideas, hacer listas de tareas y organizar tus pensamientos digitalmente. PDF Expert proporciona herramientas avanzadas de anotación que son perfectas para la lectura focalizada y el trabajo de investigación, desde escribir notas en campos hasta resaltar texto, añadir sellos y dejar notas de audio.
5. Combina y comprime documentos digitales: Tanto si eres un director de ventas o un abogado que se ocupa a diario de contratos y acuerdos, puedes ver cómo se amontonarán cientos de documentos en tu portátil y en el almacenamiento en la nube. Para ahorrar espacio y costes, utiliza PDF Expert para combinar varios documentos en uno solo, eliminar páginas o texto que no necesites y comprimir el archivo final para reducir su peso de almacenamiento y facilitar su uso compartido.

Consejo extra: Reutiliza papel. Si es imposible eliminar por completo el uso de papel, reutilízalo. Utiliza la otra cara de los documentos impresos para tomar notas, o imprime por las dos caras directamente. Este planteamiento puede reducir los residuos de papel hasta en un 50%. Otra buena opción es utilizar papel reciclado siempre que sea posible. Si quieres ver cuánto impacto tiene tu uso de papel en el medio ambiente, aquí tienes una buena calculadora online. 

Poner en práctica estos consejos puede reducir significativamente la dependencia del papel y crear un entorno más eficiente y ecológico para tus actividades personales y empresariales. Estamos orgullosos de compartir que PDF Expert ayuda a usuarios de todo el mundo a utilizar menos papel y a confiar más en los documentos digitales, creando herramientas de edición de documentos fáciles de usar. Invierte hoy en las herramientas de PDF Expert, pues son tu compañero fiable para construir un mañana más sostenible.

¿Tienes algún consejo para evitar el uso de papel? ¿Quizá PDF Expert te ha ayudado a reducir el consumo de papel? Comparte tu experiencia con nuestra comunidad en Facebook y X.