Безпаперовий документообіг: 5 простих речей, які ви можете зробити вже сьогодні

Я пам’ятаю величезні стоси роздрукованих документів, звітів та рахунків, що росли на наших офісних столах у середині 2000-х. Навіть в епоху електронної пошти, CRM та систем управління документами ми використовували космічну кількість паперу. І найтривожніше в цьому те, що споживання паперу не зменшилося навіть сьогодні.

Щорічно офісі в США використовують майже 12,1 трильйона аркушів паперу. Очікується, що глобальне споживання целюлози та паперу з 2010 до 2060 року подвоїться. Приблизно 26% усіх відходів на звалищах становить саме папір.

Ці дані лише підкреслюють необхідність зменшення використання паперу. Мінімізація споживання паперу та перехід на електронний документообіг може не лише сприяти сталому розвитку, але й допомогти заощадити кошти та оптимізувати використання офісного простору. Це також може значно спростити документообіг — від підписання контрактів до спільної роботи над звітами.

Ми підтримуємо сталий розвиток у всіх його аспектах — від сталої продуктивності до екологічних робочих стратегій. Ось наші п’ять способів відмовитися від паперу, які ви можете застосувати в офісі, вдома чи в будь-якому іншому місці.

1. Використовуйте хмарні сховища. Зберігайте свої цифрові документи в хмарних сховищах, як-от Google Drive, Dropbox або iCloud. Хмарне сховище забезпечує зручний доступ до файлів із будь-якого місця, де є доступ до інтернету, та гарантує резервне копіювання даних.
2. Оцифровуйте документи. Замість паперових копій скануйте документи та завантажуйте їх цифрові копії на пристрій та в хмарне сховище. Для оцифрування документів використовуйте надійні програми для сканування, як-от PDF Expert або Scanner Pro, які створюють високоякісні скани та мають функцію розпізнавання тексту для редагування та пошуку у відсканованих документах.
3. Переходьте на електронні форми та підписи. Використовуйте функцію електронного підпису в PDF Expert, щоб підписувати контракти та угоди в електронному вигляді. Це усуває необхідність друкувати, підписувати, сканувати та надсилати фізичні документи й заощаджує багато часу. Ви також можете заповнювати форми в PDF Expert на iPhone, iPad або Mac і за лічені секунди надсилати їх колегам або клієнтам.
4. Переходьте на цифрові нотатки та планування. Використовуйте програми для нотаток, такі як Evernote, PDF Expert або Notion, щоб занотовувати ідеї, створювати списки справ та організовувати свої думки в цифровому форматі. PDF Expert пропонує розширені інструменти для анотування, які ідеально підходять для поглибленого читання та дослідницької роботи: від написання нотаток на полях до виділення тексту, додавання штампів та аудіозаписів.
5. Об’єднуйте та стискайте цифрові документи. Якщо ви менеджер із продажу або юрист, який щодня має справу з контрактами та угодами, вам знайома проблема накопичення сотень документів у вашому ноутбуці та хмарному сховищі. Щоб заощадити місце і витрати, використовуйте PDF Expert для об’єднання кількох документів в один, видалення непотрібних сторінок або тексту, і стиснення файлу. Це дозволить заощадити місце та полегшити обмін документами.

Додаткова порада: Використовуйте папір повторно. Якщо неможливо повністю відмовитися від паперу, спробуйте використовувати його повторно. Додавайте нотатки на звороті вже використаних документів або друкуйте одразу на обох сторонах. Такий підхід може зменшити кількість паперових відходів на 50%. Також розгляньте використання переробленого паперу, коли це можливо. Якщо ви хочете дізнатися, наскільки ваше споживання паперу впливає на довкілля, скористайтеся онлайн-калькулятором.

Впровадження цих порад може значно зменшити залежність від паперу і сприяти створенню більш сталого та екологічного середовища для особистих і ділових потреб. Ми пишаємося тим, що PDF Expert допомагає користувачам у всьому світі зменшувати використання паперу й покладатися на цифрові рішення, створюючи прості у використанні інструменти для редагування документів. Інвестуйте в надійні інструменти PDF Expert сьогодні, щоб побудувати більш стале майбутнє.

Маєте поради щодо переходу на безпаперовий документообіг? Чи допоміг PDF Expert скоротити споживання паперу? Поділіться своїм досвідом із нашою спільнотою у Facebook та X!