Passer au zéro papier : 5 choses simples à faire dès aujourd'hui

Je me souviens des énormes piles de documents imprimés, de rapports et de factures qui s'accumulaient sur nos bureaux au milieu des années 2000. Même si je suis devenue employée de bureau à l'ère de l'e-mail, des CRM et des systèmes de gestion des documents, nous utilisions toujours une quantité ridicule de papier. Et le plus inquiétant, c'est que la consommation de papier ne ralentit pas de nos jours. 

Rien qu'aux États-Unis, les bureaux utilisent environ 12,1 billions de feuilles de papier par an. Entre 2010 et 2060, la consommation mondiale de pâte à papier et de papier devrait doubler. Le papier représente environ 26 % du total des déchets mis en décharge.

Il est clair que nous devons faire plus pour réduire la consommation de papier. L'utilisation de moins de papier et la numérisation des documents peuvent non seulement favoriser un avenir plus durable, mais aussi contribuer à réduire les coûts et à désencombrer les bureaux. Cela permet également de rationaliser considérablement les flux de documents, qu'il s'agisse d'obtenir la signature d'un contrat ou de collaborer à l'élaboration de rapports. 

Nous soutenons le développement durable sous toutes ses formes, qu'il s'agisse d'une approche de productivité durable ou de stratégies de travail respectueuses de l'environnement. Voici nos cinq méthodes de dématérialisation que vous pouvez mettre en œuvre au bureau, à la maison ou dans tout autre endroit où des documents papier sont utilisés. 

1. Utilisez le stockage cloud: Stockez vos documents numériques en toute sécurité dans des services de stockage cloud tels que Google Drive, Dropbox ou iCloud. Le stockage cloud vous permet d'accéder à vos fichiers à partir de n'importe quel endroit disposant d'une connexion internet et garantit la sauvegarde de vos données.
2. Numérisez vos documents : Au lieu de faire des copies papier de vos documents, numérisez-les et mettez-les sur vos appareils et des services de stockage cloud afin de pouvoir toujours utiliser une copie numérique. Utilisez des applications de numérisation de documents fiables, comme PDF Expert ou Scanner Pro, qui réalisent des numérisations de haute qualité et disposent d'une fonctionnalité OCR pour reconnaître le texte dans les documents numérisés et les rendre modifiables et consultables.
3. Passez aux formulaires et signatures électroniques : Utilisez la fonctionnalité de signature électronique de PDF Expert pour signer numériquement les contrats et les accords. Vous n'avez plus besoin d'imprimer, de signer, de numériser et d'envoyer des documents physiques, ce qui vous permet de gagner beaucoup de temps. Vous pouvez également remplir des formulaires dans PDF Expert sur votre iPhone, iPad ou Mac et les partager avec vos collègues ou vos clients en quelques secondes.
4. Passez au numérique avec les notes et la planification : Utilisez des applications de prise de notes comme Evernote, PDF Expert ou Notion pour noter des idées, dresser des listes de tâches et organiser vos idées sous forme numérique. PDF Expert offre des outils d'annotation avancés qui sont parfaits pour une lecture ciblée et un travail de recherche, qu'il s'agisse d'écrire des notes sur des champs, de surligner du texte, d'ajouter des tampons ou de laisser des notes audio.
5. Combinez et compressez des documents numériques : Si vous êtes directeur commercial ou avocat et que vous traitez quotidiennement des contrats et des accords, vous pouvez imaginer à quel point des centaines de documents s'empilent sur votre ordinateur portable et dans votre espace de stockage en ligne. Pour gagner de l'espace et réduire les coûts, utilisez PDF Expert pour fusionner plusieurs documents en un seul, supprimer les pages ou le texte dont vous n'avez pas besoin et compresser le fichier final afin de réduire son poids pour le stockage et de le rendre plus facile à partager.

Conseil bonus : Réutilisez le papier : S'il est impossible d'éliminer complètement l'utilisation du papier, réutilisez-le. Utilisez l'autre côté des documents imprimés pour prendre des notes ou imprimez immédiatement en recto-verso. Cette approche peut réduire les déchets de papier de 50 %. Une autre bonne option consiste à utiliser du papier recyclé lorsque c'est possible. Si vous souhaitez connaître l'impact de votre consommation de papier sur l'environnement, voici un bon calculateur en ligne. 

La mise en œuvre de ces conseils peut réduire considérablement la dépendance au papier et créer un environnement plus efficace et plus respectueux de l'environnement pour vos activités personnelles et professionnelles. Nous sommes fiers d'annoncer que PDF Expert aide les utilisateurs du monde entier à utiliser moins de papier et à s'appuyer davantage sur les documents numériques, en créant des outils d'édition de documents faciles à utiliser. Investissez dès aujourd'hui dans les outils PDF Expert fiables pour construire un avenir plus durable.

Avez-vous des conseils pour passer au zéro papier ? PDF Expert vous a peut-être aidé à réduire votre consommation de papier ? Partagez votre expérience avec notre communauté sur Facebook et X.