Een faxvoorblad, vaak ook wel een faxpagina genoemd, is een document of pagina die naar een ontvanger wordt gestuurd voordat de eigenlijke faxoverdracht plaatsvindt. Het bevat informatie over het gefaxte document dat erop volgt.
Het opstellen van een faxvoorblad biedt essentiële informatie over de gefaxte documenten, helpt miscommunicatie voorkomen en zorgt ervoor dat de fax de bedoelde ontvanger bereikt. Daarnaast kan het belangrijke notities, instructies of vertrouwelijkheidsverklaringen bevatten die de ontvanger begeleiden in hoe hij de fax moet behandelen.
Een faxvoorblad is volledig optioneel, maar wordt vaak aanbevolen omdat het de ontvanger informeert waar de inkomende fax over gaat en wat hij ermee moet doen. Het toevoegen van een goed voorbereid voorblad toont uw professionaliteit, wat cruciaal kan zijn bij zakelijke transacties.
De faxvoorblad-sjabloon, hieronder beschikbaar om te downloaden, helpt u stap voor stap bij het maken van uw eigen voorblad zodat u een fax naar iedereen kunt sturen met alle nodige informatie over uw verzending.
Download het formulier en vul het in met PDF Expert. Klik op de groene knop om de app te downloaden.
U kunt onze gratis faxvoorblad-sjablonen hieronder downloaden en gebruiken voor uw eigen werk, of uw eigen faxvoorblad maken door deze faxpagina-sjablonen als referentie te nemen.
Wat moet er op een faxvoorblad staan?
Net als bij een e-mail bevat een faxvoorblad-sjabloon informatie over de afzender en ontvanger, de datum, het onderwerp, enzovoort. De belangrijkste informatie op zo’n document is:
- Informatie van de afzender – naam, organisatie, contactnummer en faxnummer van de afzender.
- Informatie van de ontvanger – naam, organisatie, contactnummer en faxnummer van de ontvanger.
- Totaal aantal pagina's (inclusief het voorblad).
- Datum waarop de fax is verzonden.
- Onderwerp – een korte beschrijving van de faxinhoud.
- Status – indien van toepassing, de urgentie of prioriteit van de fax (bijv. dringend, ter beoordeling, enz.).
- Opmerkingen – eventuele extra notities of instructies voor de ontvanger.
Als uw fax gevoelige informatie bevat die niet mag worden gedeeld met anderen dan de ontvanger, moet het voorblad een notitie “Vertrouwelijk” bevatten. Bedrijven kunnen hun logo toevoegen aan het faxvoorblad.
Hoe maakt u een faxvoorblad met een sjabloon?
U kunt binnen enkele minuten een faxvoorblad maken. Dit doet u als volgt:
- Download een faxvoorblad-sjabloon.
- Open de sjabloon met een PDF-editor zoals PDF Expert.
- Vul de vereiste velden in, zoals informatie van de afzender, informatie van de ontvanger, datum, onderwerp, aantal pagina's en eventuele extra opmerkingen of instructies.
- Sla de bewerkte versie van het voorblad op uw apparaat op.
- Voeg het voorblad toe aan uw fax wanneer u deze wilt versturen. Let op: Zorg er altijd voor dat het voorblad als eerste pagina van uw document is geplaatst.
Hoe bewerkt u een faxvoorblad-sjabloon?
Een sjabloon bewerken stelt u in staat het document te personaliseren met uw eigen gegevens. Zo doet u dit met PDF Expert:
- Open PDF Expert op uw Mac.
- Open uw gedownloade sjabloon in PDF door te slepen en neer te zetten of te klikken op Selecteer bestand… en een document te kiezen in het venster voor bestandsselectie.
- Selecteer Bewerken > Tekst en klik op de tekstvelden om de informatie te bewerken of ergens in de lege ruimte om nieuwe tekst toe te voegen.
- Voeg een logo toe door op het hulpmiddel Afbeelding te klikken > Afbeelding toevoegen. Kies vervolgens het logobestand van uw computer. Om een bestaand logo te bewerken, selecteert u het logo, klikt u op Vervangen, kiest u een nieuw logo uit uw Mac-map en klikt u op Vervangen om een nieuw logo toe te voegen.
- Controleer het document om er zeker van te zijn dat alle informatie klopt en op de juiste plek staat.
- Nadat u alle benodigde bewerkingen heeft uitgevoerd, kunt u het document opslaan door te klikken op Bestand > Opslaan als... of deel het direct via uw e-mailclient.
Voorbeeld van een faxvoorblad-sjabloon
Downloaden
* De sjablonen hier zijn alleen ter referentie en u dient altijd een professional te raadplegen bij juridische zaken
Een goed ontworpen faxvoorblad weerspiegelt uw professionaliteit en aandacht voor detail, wat essentieel is in zakelijke communicatie. Het zorgt ervoor dat de ontvanger snel begrijpt wat het doel is van de inkomende fax en of er actie vereist is.
U kunt de pdf bewerken met PDF Expert, de beste pdf-editor voor Mac. Met PDF Expert kunt u tekst wijzigen en uw eigen gegevens toevoegen om het sjabloon aan te passen aan uw wensen.