Tegenwoordig geeft iedereen er de voorkeur aan om digitale kopieën te hebben en op te slaan van alles, zowel cruciale als triviale zaken. Van belangrijke eigendomsdocumenten, contracten, testamenten, zakelijke papieren en andere papieren met een hoge waarde tot alledaagse rekeningen en bonnetjes, resumésés, nieuwsbrieven, enzovoort, bijna alles is tegenwoordig een PDF-document. Dankzij de verschillende voordelen van het PDF-bestandsformaat hebben steeds meer bedrijven — grote en kleine — hun processen en workflows aangepast om gebruik te maken van PDF's. Daarom is het steeds belangrijker geworden om de beveiliging van deze PDF-bestanden te garanderen.
PDF-documenten beschermen tegen ongeoorloofde toegang, wijziging of verspreiding is van het grootste belang, of u nu een werkende professional, een student of een andere persoon bent, maar vooral wanneer u’een bedrijf bent. Voor bedrijven staat er nog meer op het spel, aangezien eigendomsgegevens, klantinformatie, financiële rapporten en andere juridische documenten vaak tussen meerdere partijen worden uitgewisseld en een inbreuk van welke aard dan ook enorme gevolgen kan hebben.
In dit artikel bespreken we vijf effectieve methoden om PDF-beveiliging toe te voegen of te verbeteren, elk met unieke voordelen.
1. Vertrouw uw PDF-software
Stel je voor dat je meerdere sloten en nachtsloten op de voordeur van een huis zet om jezelf te beschermen, terwijl je de integriteit van de rest van het huis negeert. Dit is in wezen wat er gebeurt als je een willekeurige gratis online PDF-editor gebruikt. Er zijn honderden, zo niet duizenden gratis websites die PDF-tools aanbieden. In de meeste gevallen is er geen informatie over wie’deze websites beheert en hoe je gegevens worden gebruikt voor kwaadaardige doeleinden. Hoewel je kunt genieten van hun gratis tools, loop je het risico dat de gevoelige of vertrouwelijke gegevens in je PDF-bestanden in gevaar komen. Om nog maar te zwijgen over het feit dat dergelijke websites bijna altijd vol staan met advertenties en een omslachtige gebruikersinterface hebben.
In plaats daarvan kunt u altijd vertrouwen op PDF Expert — een prachtig ontworpen, functierijke en bekroonde PDF-app voor Mac, iPhone en iPad die wordt vertrouwd door meer dan 30 miljoen mensen over de hele wereld, waaronder teams bij bedrijven als Toyota, Mercedes-Benz en Sony Pictures. Het komt uit het huis van Readdle, dat bekend staat om zijn suite van andere bekroonde productiviteitsapps zoals Documents, Spark, Calendars, Scanner Pro en Fluix.
2. Wachtwoordbeveiliging toevoegen
Een van de meest fundamentele manieren om een PDF-bestand te beveiligen is door het bestand te beveiligen met een wachtwoord. Door een sterk, uniek wachtwoord in te stellen kun je de toegang tot je document beperken, zodat alleen bevoegde personen de inhoud kunnen openen en bekijken. Deze methode is vooral handig voor gevoelige documenten, zoals financiële rapporten, juridische contracten of persoonlijke informatie, omdat het een controlelaag biedt over wie toegang heeft tot het bestand.
Leer hoe je een PDF-document kunt beveiligen en de inhoud ervan kunt beveiligen door een gecodeerde PDF te maken. Het is ook cruciaal om ervoor te zorgen dat je een sterk wachtwoord gebruikt dat niet alleen moeilijk te raden is via social engineering, maar ook lang en complex genoeg is om het bestand te beschermen tegen geautomatiseerde bots die zich een weg naar binnen brute forceren.
3. Gevoelige informatie redigeren
Vaak wil je’PDF's met gevoelige informatie zoals financiële of boekhoudkundige nummers, socialezekerheidsgegevens of privégegevens met anderen delen. Net zoals je in de echte wereld iets kunt doorhalen of overschrijven op een stuk papier, kun je met PDF's gevoelige informatie weglaten en beschermen tegen nieuwsgierige blikken. Een goede PDF-beheerapp zoals PDF Expert biedt een overvloed aan essentiële hulpmiddelen waarmee je informatie in PDF-bestanden kunt redigeren.
U kunt niet alleen geselecteerde tekst in een PDF-bestand zwart maken door een zwarte rechthoek over gevoelige informatie te plaatsen, maar u kunt met PDF Expert ook tekst of andere informatie volledig uit een PDF-bestand wissen.
Wat’s meer is, PDF Expert maakt deze handmatige taak gemakkelijk voor u door u de mogelijkheid te geven om meerdere of alle exemplaren van een woord of zin in het hele PDF-bestand te redigeren of te wissen. Je hebt bijvoorbeeld een auditrapport van een bepaald bedrijf dat je met iemand wilt delen als referentie zonder de naam van dat bedrijf’te onthullen. U kunt de tool Find & Redact in PDF Expert gebruiken om deze gevoelige informatie automatisch uit de PDF te verbergen. Download PDF Expert en begin vandaag nog met het maken van beveiligde PDF-documenten!
4. PDF's opslaan als afgevlakt
Alle wijzigingen die u aanbrengt in een PDF-bestand, zoals het toevoegen van aantekeningen, stempels of handtekeningen, worden opgeslagen als afzonderlijke lagen, zodat u, mocht u’nog meer wijzigingen willen aanbrengen, dit kunt doen zonder de oorspronkelijke inhoud van het PDF-bestand aan te tasten. De aard van deze mogelijkheid betekent ook dat deze toevoegingen gemakkelijk kunnen worden verwijderd door iedereen met wie je het bestand deelt. Om dit te voorkomen, moet je het bestand exporteren en opslaan als Afgevlakt.
Een bestand opslaan als afgevlakt exporteert alle actieve elementen naar een enkele laag, zodat ze niet langer beschikbaar zijn voor ongewenste of kwaadaardige wijzigingen. Zo worden alle annotaties of andere elementen die aan het bestand zijn toegevoegd eraan gekoppeld en blijven ze intact tijdens het delen.
5. PDF's delen via vertrouwde kanalen
Om de beveiliging van PDF-documenten te behouden, is het cruciaal om ze alleen via vertrouwde kanalen te delen. Dit betekent dat je veilige protocollen voor bestandsoverdracht, versleutelde e-maildiensten of gerenommeerde platforms voor cloudopslag met robuuste toegangscontrole moet gebruiken. Vermijd het verspreiden of delen van gevoelige PDF's via openbare of onbeveiligde Wi-Fi-netwerken en wees voorzichtig met het publiekelijk delen van links naar deze documenten op sociale media of fora.
Ga er als vuistregel altijd van uit dat elke publiek toegankelijke link naar een PDF-bestand kan en zal worden geopend door iemand voor wie het niet bedoeld was’. Zorg er dus voor dat u weet hoe u beveiligde PDF-documenten kunt verzenden. Versleutel het bestand altijd door wachtwoordbeveiliging toe te voegen en vertrouwelijke informatie te verwijderen. Door de distributie te beperken tot geverifieerde, veilige kanalen, vermindert u het risico op onbevoegde of kwaadwillige toegang tot uw PDF-bestanden aanzienlijk.
Het implementeren van deze vijf beveiligingsmaatregelen kan de bescherming van uw PDF-bestanden aanzienlijk verbeteren, uw gevoelige informatie beschermen en u meer controle geven over de verspreiding en het gebruik ervan.
Download PDF Expert om toegang te krijgen tot alle essentiële tools en functies die u nodig hebt om met PDF-bestanden te werken.