Cómo rellenar formulario IRS 941 2025-2026

Si eres una empresa o una organización sin ánimo de lucro con sede en EE.UU. y tienes empleados que trabajan para ti en nómina, también eres responsable de retener sus impuestos federales sobre la renta y otros impuestos aplicables sobre el salario mensual del empleado de acuerdo con las políticas del IRS, como los impuestos de la Seguridad Social y Medicare para 2026. El formulario 941 del IRS para 2026, titulado oficialmente "Declaración trimestral de impuestos federales del empresario" se utiliza para presentar e informar de la cantidad total de impuestos que un empresario retiene a sus empleados.

Como su nombre indica, el formulario 941 del IRS es un formulario trimestral, por lo que debes preparar y enviar este formulario al IRS cuatro veces al año.

Cambios para 2026 (basados en los borradores, cuya publicación está prevista para marzo de 2026):

Casilla para declarantes agregados: Se añade una nueva casilla para agentes de la sección 3504, Certified Professional Employer Organizations (CPEO) y otros pagadores terceros.
Reembolsos por depósito directo: La línea 15 se ha ampliado para que los empleadores puedan aplicar un pago en exceso a su próxima declaración o recibir un reembolso.
Reporte de propinas y horas extra: El formulario 2026 y sus instrucciones incorporan nuevos requisitos de reporte para propinas calificadas y compensación por horas extra conforme a la OBBBA.

¿Cuándo necesito el formulario IRS 941?

Tendrás que presentar el formulario 941 si eres propietario de una empresa con sede en EE.UU. y tienes empleados en tu nómina y haces pagos mensuales. El formulario 941 del IRS es necesario para declarar las retenciones fiscales al IRS.

Si eres un trabajador por cuenta ajena contratado por una empresa, no tienes que preocuparte por el formulario 941 del IRS. En su lugar, asegúrate de completar todos los trámites con el Formulario W4 del IRS.

¿Cuáles son las fechas de vencimiento de la forma 941 del IRS para 2026?

El formulario 941 del IRS es un formulario trimestral, es decir, que hay que presentarlo y enviarlo al IRS cuatro veces al año. Para 2026, los vencimientos del formulario 941 son el último día de los meses de abril, julio, octubre y enero. Debes presentar el formulario a la IRS antes del último día del mes siguiente al final del trimestre. Así, tus retenciones fiscales de enero a marzo deben comunicarse antes del 30 de abril; del mismo modo, tus cifras de abril a junio deben comunicarse antes del 31 de julio, y así sucesivamente.

¿Cómo llenar formulario 941 en Mac?

Sigue estos 6 sencillos pasos para llenar un formulario 941 en Mac:

Descarga el formulario 941 del IRS de aquí.
Instala PDF Expert en tu Mac y abre el formulario descargado.
Introduce tus propios detalles en el cuadro de información del Empleador y elije qué trimestre de 2026 estás solicitando.
Lea atentamente las partes 1 a 4 y completa la información relevante.
Firme con tu nombre en la Parte 5 del formulario.
Guarda el formulario, fírmalo y envíalo a la IRS.

Vista previa de muestra de cómo llenar el formulario 941

Errores comunes que debes evitar al completar el formulario 941

Escribir mal tu propio número de identificación de empleador (EIN) o tu nombre comercial probablemente resultará en que tu formulario 941 sea rechazado; así que asegúrate de que la información que introduzcas sea correcta.

Asegúrate de elegir el Trimestre correcto antes de marcar la casilla correcta a la derecha. Recuerda que la fecha de vencimiento del formulario 941 es el último día del mes siguiente al trimestre. Así, si rellenas un formulario en julio para el segundo trimestre, es fácil confundirse y marcar la opción 3: julio, agosto septiembre, en lugar de la opción correcta, que es 2: abril, mayo, junio.

Asegúrate de firmar el formulario en la Parte 5. Si por casualidad envías el formulario sin firmarlo antes, tu formulario será rechazado, ya que se considerará que no has sido tú quien lo ha enviado. Por tanto, debes firmar el formulario antes de enviarlo. No es una mera firma, sino que estás firmando una declaración de que lo que has rellenado en el formulario es "verdadero, correcto y completo".

¿Cómo ayuda PDF Expert con el llenado de formularios de impuestos?

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Una vez más, asegúrate de proporcionar información exacta en tu formulario 941 del IRS. Si no estás seguro de algunos puntos, consulta siempre a tu asesor financiero.

PDF Expert no ofrece ningún tipo de asesoramiento fiscal, y se recomienda encarecidamente que consultes con un experto fiscal cualificado tus dudas fiscales específicas. En la medida en que lo permita la ley, PDF Expert presenta este material "tal cual". Por la presente, PDF Expert rechaza y no hace ninguna representación o garantía de ningún tipo, ya sea expresa, implícita o legal, incluyendo, pero no limitándose, a representaciones, garantías, idoneidad para un propósito particular o exactitud.

Formulario 941 del IRS PDF Declaración trimestral de impuestos federales del empresario 2025-2026