Over het bedrijf
TOYOTA CONIQ Alpha, Inc. is een groepsbedrijf van Toyota Motor Corporation dat digitale ondersteuning biedt aan Toyota-autodealers. Naast het leveren van tools voor alle verkoop- en bedrijfsactiviteiten digitaliseert het bedrijf autocataglogen, schaft het iPads aan en beheert deze, ondersteunt het implementatie en biedt het een helpdeskservice.
Duurzaamheid versterken
Als onderdeel van een wereldwijd project om papierloos te werken, startte Toyota een ambitieus traject om papieren catalogi te vervangen door digitale Smart Catalogs bij alle dealers in Japan. Deze stap had als doel meer dan 30.000 verkoopmedewerkers te voorzien van gebruiksvriendelijke digitale tools, zodat ze catalogi eenvoudig kunnen openen, presenteren en ermee kunnen werken.
Het doel was om de productie en het gebruik van alle papieren catalogi vóór januari 2025 volledig stop te zetten, een maatregel waarvan wordt verwacht dat deze de CO2-uitstoot jaarlijks met naar schatting 11.000 ton vermindert (volgens onderzoek van TOYOTA CONIQ Alpha, Inc.). Na jarenlang gebruik van papieren catalogi was dit een essentiële stap richting de verdere toepassing van SDG’s (Sustainable Development Goals) en de bredere missie om CO2-neutraliteit te bereiken.
De uitdaging
Tijdens de digitalisering van de catalogi moest TOYOTA CONIQ Alpha aan verschillende cruciale eisen voldoen. Verkoopmedewerkers bij dealers moesten een groot aantal PDF-bestanden beheren en bekijken, en op elk moment toegang hebben tot de meest recente catalogi. Functies zoals annoteren, markeren en direct bewerken binnen de digitale catalogi waren essentieel om een hoge standaard in klantpresentaties en -interacties te behouden.
Daarnaast zocht TOYOTA CONIQ Alpha software waarmee verkoopmedewerkers vele PDF-bestanden in de cloud konden openen en voertuigpresentaties in PDF-formaat konden raadplegen. De vereisten omvatten ook geavanceerde bewerkingsmogelijkheden binnen een gebruiksvriendelijke interface.
De oplossing
Na het beoordelen van verschillende opties bleek PDF Expert de perfecte oplossing. TOYOTA CONIQ Alpha besloot het te adopteren vanwege de lichte interface, de krachtige set tools en de compatibiliteit met cloudservices.
- Verbeterde voertuigpresentatie: Met PDF Expert konden verkoopmedewerkers eenvoudig PDF-catalogi openen en bewerken op hun iPads, met snelle navigatie tussen pagina’s, vergelijkingen tussen modellen naast elkaar en hoogwaardige presentaties.
- Realtime catalogusupdates: Dankzij de integratie met het SharePoint-systeem hadden medewerkers direct toegang tot de meest recente catalogusversies, zodat ze tijdens klantgesprekken altijd over actuele informatie beschikten.
- Gestroomlijnde klantgesprekken: Dankzij de krachtige annotatiefuncties van PDF Expert konden verkoopmedewerkers notities maken, belangrijke onderdelen markeren en klantvragen en aandachtspunten eenvoudig bijhouden. Deze functionaliteit verbeterde de efficiëntie en effectiviteit van klantgesprekken aanzienlijk.
“Het werkproces werd efficiënter omdat je tijdens zakelijke gesprekken met de klant niet meer in de achterkant hoeft te zoeken naar de papieren catalogus.”
Verkoopmedewerker van een Toyota-dealer, Japan
“Door de markeerfunctie [in PDF Expert] te gebruiken… werd het eenvoudiger en sneller om eerdere gesprekken en opmerkingen van de klant terug te halen.”
Verkoopmedewerker van een Toyota-dealer, Japan
Resultaten en toekomstperspectief
De overstap naar digitale Smart Catalogs, aangedreven door PDF Expert, heeft de manier waarop verkoopmedewerkers van Toyota-dealers met klanten in contact komen volledig vernieuwd. Het elimineren van papieren catalogi ondersteunt niet alleen Toyota’s duurzaamheidsdoelen, maar verbetert ook de totale klantervaring door efficiëntere en beter geïnformeerde interacties mogelijk te maken.
In de eerste fase werd 60% van het personeel bij dealers uitgerust met Smart Catalogs, met een volledige uitrol gepland tegen eind 2024. Dit succesvolle partnerschap benadrukt het transformerende potentieel van PDF Expert om digitale innovatie en operationele efficiëntie in grote ondernemingen te stimuleren.